Jedes Unternehmen, das Projekte durchführt, erreicht irgendwann einen Punkt, an dem es ohne professionelles Projektportfoliomanagement (PPM) nicht mehr richtig läuft. Meistens ist das der Fall, wenn die Projektaktivitäten eine gewisse Komplexität erreicht haben, die Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit in vielen Bereichen einschränkt. Dabei ist gerade, wenn es komplexer wird, flexibles Handeln gefragt. Vor allem, wenn es darum geht, Bedarf und Ressourcen zu priorisieren, Konflikte zu identifizieren und Arbeitspläne zu definieren. Die PPM-Implementierung trägt in diesem Fall dazu bei, die Transparenz der Projekt- und Portfolioaktivitäten zu verbessern und einen Einblick in deren strategische Ausrichtung zu erhalten.
Die Implementierung eines PPM-Systems ist jedoch nicht so einfach, wie sie auf den ersten Blick wirkt. Denn die Einrichtung von PPM-Prozessen beinhaltet die Einführung organisatorischer Veränderungen, die sich auf die Arbeitsweise, die Struktur und die Kultur des Unternehmens auswirken. Sehen wir uns also besser einige der Schritte an, die Sie durchgehen sollen, wenn Sie ein formelles PPM einrichten möchten.
Schritt 1: Bestandsaufnahme mit Blick auf PPM
Bevor Sie PPM-Prozesse einrichten können, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich Ihre aktuellen Projekt- und Portfoliomanagement-Praktiken, -Systeme und -Tools ansehen. Was gefällt Ihnen an den Abläufen und wo herrscht Verbesserungsbedarf? Die Bestandsaufnahme hilft Ihnen dabei, herauszufinden, wie Sie Ihre PPM-Prozesse ändern können.
Machen Sie sich ein möglichst objektives Bild und legen Sie fest, was optimiert oder überarbeitet werden muss. Gehen Sie dann in die Details, um die Problemsymptome mit ihren wahrscheinlichen Ursachen zu verknüpfen.
Viele der Unternehmen, die PPM-Prozesse einrichten, stoßen häufig auf die folgenden Hürden:
- Ohne ein formales Governance-System ist niemand für die Überwachung des gesamten Ablaufs und der funktionsübergreifenden Projekte verantwortlich.
- Verschiedene Funktionen und Gruppen verwenden unterschiedliche Tools und Prozesse, um Projektanfragen zu erfassen, zu analysieren und zu verfolgen. Obendrein sind diese Prozesse nicht immer klar definiert.
- Projektressourcen und -finanzierungen unterliegen möglicherweise den jeweiligen Abteilungen. Ohne unternehmensweite Absprache folgen Terminkollisionen und Konflikte.
- Die Datenerfassung ist uneinheitlich und willkürlich. Das führt zu fehlenden, ungenauen, redundanten oder veralteten Informationen.
- Aufgrund mangelnder Kommunikation zwischen den Funktionen verpflichten sich verschiedene Teams zur Durchführung von Projekten, obwohl keine Kapazitäten dafür bereitstehen.
Das sind nur fünf beispielhafte Punkte. Jedes Unternehmen steht vor einzigartigen Herausforderungen und Anforderungen. Unabhängig davon, welchen Herausforderungen Sie meistern müssen: halten Sie die Pain-Points fest, damit Sie PPM-Prozesse einrichten, die zu messbaren Verbesserungen führen.
Schritt 2: Umfang und die Ziele der PPM-Prozesse definieren
Nach der Bestandsaufnahme geht es an die Zielsetzung. Ermitteln Sie für jeden der Bereiche, in denen Verbesserungspotenzial besteht, wie viel Luft nach oben da ist. Wenn Sie das maximal mögliche Optimierungspotenzial ermitteln haben, wird auch deutlich, welche Defizite die bestehenden Prozesse (oder eher Nichtprozesse) verursachen.
Dabei ist es wichtig, realistische Erwartungen zu setzen. Gut gestaltete PPM-Prozesse sind kein Allheilmittel für alle Geschäftsprobleme. Selbst das beste PPM-System kann keine Komplikationen lösen, die durch eine schlecht abgestimmte strategische Positionierung hervorgerufen wurden.
Setzen Sie klare Ziele für Ihre PPM-Initiative und besprechen Sie diese mit allen Beteiligten. Andernfalls schaden zu hohe Versprechen dem Wert Ihres Vorhabens. Schließlich lohnt es sich nicht, unerreichbaren Zielen hinterherzujagen.
Sobald Sie eine gute Vorstellung davon haben, was erreicht werden soll, geht es auch schon an die Umsetzung. Dabei können Sie folgende Punkte durchgehen:
- Umreißen Sie, wie alle PPM-Prozesse aussehen sollen, sobald diese in allen Abteilungen laufen
- Legen Sie fest, inwieweit die PPM-Prozesse in andere Organisationssysteme (wie Finanzmanagement und Personalmanagement) integriert werden sollten.
- Definieren Sie kurzfristige Schwerpunktbereiche für Ihr PPM und eine längerfristige Roadmap
- Ermitteln Sie, wer die PPM-Implementierung leiten kann, um die Akzeptanz und Wirkung zu maximieren.
- Identifizieren Sie die notwendigen Fähigkeiten und Werkzeuge sowohl für eine erfolgreiche Implementierung als auch für das damit verbundene Change Management.
Change Management
Die Einführung von PPM-Prozessen in Ihrem Unternehmen bringt wahrscheinlich den Arbeitsablauf von sehr vielen Mitarbeitern durcheinander. Leider mögen die meisten Veränderungen ganz und gar nicht. Genau deshalb müssen Sie viel Überzeugungsarbeit leisten. Motivieren Sie Ihre Kollegen also und zeigen Sie ihnen, warum es sich lohnt, neue PPM-Prozesse einzurichten.
Das geht zum Beispiel, in dem Sie die Ergebnisse Ihrer Analysen zusammentragen und in einem Business Casepräsentieren. Das sehen neben der Führungsetage wahrscheinlich alle Beteiligten gern. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis der anstehenden Herausforderungen und der gewünschten Ergebnisse zu schaffen. Mit Unterstützung geht die PPM-Implementierung um einiges einfacher vonstatten.
Schritt 3: Rahmenbedingungen zur Projektpriorisierung erstellen
Die PPM-Methode, die Sie für die Implementierung entwerfen, sollte ein klares Framework bieten. Darin sollten unter anderem Kriterien zur Bewertung von Projektkandidaten anhand spezifischer Anforderungen enthalten sein. Außerdem gehört eine Methode zur Priorisierung von Initiativen und deren Integration in ein bestimmtes Portfolio zu den Pflichtangaben.
Ihr anfängliches Framework sollte auch einen methodischen Ansatz für die Projektplanung, -auswahl, -ausführung und -lieferung bieten. Das bedeutet, klare PPM-Prozesse zur Verwaltung von Workflows, Berechtigungen und Genehmigungskriterien zu skizzieren.
Nach der Festlegung von Auswahl- und Priorisierungskriterien, stellen Sie diese auf den Prüfstand. Sie könnten beispielsweise Projektmanager bitten, das System anhand einer Stichprobe abgeschlossener repräsentativer Projekte zu testen und auf den Kriterien basierte Bewertungen mit tatsächlichen Ergebnissen zu vergleichen. Auf diese Weise erfahren Sie, ob Ihr System und Ihre Annahmen gültig sind und ob oder wo Anpassungen erforderlich sind.
Schritt 4: Governance-System entwickeln
Zudem benötigen Sie PPM-Governance, um die PPM-Prozesse, die Sie entwerfen, zu unterstützen und zu überwachen. Ein gängiger und einfacher Weg, eine Governance-Struktur einzurichten, besteht darin, ein Portfoliomanagement-Gremium zu schaffen. Das kann sich beispielsweise aus den Geschäfts- und PPM-Führungskräften zusammensetzen, die an der Strategieformulierung beteiligt sind.
Ihr Gremium hilft bei der Identifizierung und Zuweisung von Budgets zu verschiedenen strategisch ausgerichteten Projektgruppen. Auch die Verteilung der Ressourcen, die für die Umsetzung von Entscheidungen erforderlich sind, unterliegt diesem Gremium.
Zusätzlich zu diesem obersten PPM-Governance-Gremium können Sie untergeordnete Governance-Strukturen einrichten, um bestimmte Aspekte oder Bereiche zu überwachen und zu verwalten. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Sie sicherstellen möchten, dass einzelne Projekte mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen und ordnungsgemäß ausgeführt werden.
Schritt 5: PPM-Software oder ein Informationssystem auswählen
Ihr Team muss in der Lage sein, Analysen durchzuführen, um die richtigen Projekte auszuwählen und zu priorisieren, Investitionsentscheidungen zu treffen und die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Dies erfordert die Unterstützung einer robusten PPM-Software.
PPM-Tools wie Sciforma bieten eine zentralisierte Plattform, auf der alle projektbezogenen Daten, einschließlich Finanzdaten, Zeitpläne und Ressourceninformationen, zugänglich sind. Und zwar sowohl auf Projekt- als auch auf Portfolioebene. Darüber hinaus bietet Sciforma Sicherheitsvorkehrungen und Audit-Trail-Mechanismen, um die Datenintegrität und -genauigkeit zu gewährleisten. Die Plattform ermöglicht es auch, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, um die erforderlichen Daten auf Knopfdruck zu erhalten und den Verwaltungsaufwand für Teams zu reduzieren.
Mit einem professionellen PPM-Software-Tool können Sie außerdem:
- die Verbindungen zwischen Projekten, Portfolios und strategischen Ausrichtungen hervorheben
- mit fortschrittlichen Analysen und Finanzmodellen Vorhersagen tätigen
- Projekt- und Szenariosimulationen durchführen
- wichtige Erkenntnisse einsehen, die sämtliche Berichterstattung an Entscheidungsträger und Stakeholder erleichtern
Fazit
Die erfolgreiche Implementierung von PPM-Prozessen in einer Projektorganisation erfordert Methodik. Sie können Standardmethoden, Governance-Struktur und Managementprozesse entwerfen und anwenden, die darauf ausgelegt sind, Abläufe und Entscheidungen zu erleichtern. All das, damit Ihr Unternehmen einen überdurchschnittlichen Wert aus den Investitionen in den Projektportfolios ziehen kann.
Der Schlüssel zu einer qualitativ hochwertigen PPM-Initiative liegt darin, die PPM-Prozesse an die spezifischen Herausforderungen und die Konfiguration Ihres Unternehmens anzupassen. Das erfordert zwar einen gewissen Aufwand, führt aber zu viel besseren Ergebnissen. Es lohnt sich also nicht, auf Biegen und Brechen eine Lösung zu erzwingen, die nicht passt.
