Sciforma legt Interessenten und Kunden nahe, sich darauf zu konzentrieren, was wir als “Projektballast” bezeichnen. Bevor wir Ihnen erklären, warum das so wichtig ist, definieren wir zuerst, worauf sich Projektballast bezieht.
“Projektballast” bezeichnen wir im Allgemeinen als die Zeit, die mit der Durchführung von Arbeiten ohne Mehrwert während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts verschwendet wird.
Um genau zu sein, geht es um die Diskrepanz zwischen der Zeit, die tatsächlich für das Abschließen von Aufgaben ohne Mehrwert benötigt wird, und der Zeit, die es brauchen könnte, wenn der Prozess, der mit diesen Aufgaben verbunden wird, vollständig automatisiert wäre.
Hier einige Beispiele für Aufgaben, die mit Projektballast einhergehen:
- Die Erfassung und Abstimmung von Datenabweichungen und die Formatierung der Daten für verschiedene Berichte und Projektprüfungen sowie die manuelle Qualitätsprüfung
- Die Suche nach Informationen wie Projektvorlagen, Metriken und Finanzdaten; Viele Organisationen berichten, dass Projektmanager und Teammitglieder mehr als einen Tag pro Woche damit verbringen, nach Informationen zu suchen
- Das Ausfüllen von Stundenzetteln für die Zeiterfassung kostet viel Zeit, liefert aber keinen direkten, sofortigen Mehrwert
- Das manuelle Hochladen und die Übertragung von Daten in und zwischen Tabellenkalkulationen, MS-Project und anderen Systemen
- Die Verwaltung und Koordination von Projekt- und Arbeitsaktivitäten
Natürlich ist das Minimieren der Zeit, die für diese Arbeiten erforderlich ist, gut und schön, aber die Frage ist, warum sollten Sie dieser Kategorie besondere Aufmerksamkeit widmen?
Die meisten PMOs oder Unternehmen mit Projektgeschäft unterschätzen die Menge der Arbeit, die auf Aufgaben ohne Mehrwert zurückzuführen ist. Laut einer Studie, die in Lean Office Innovation veröffentlicht wurde, liefern 90% aller Büroarbeiten keinen Mehrwert. Nur 10% der Arbeiten bieten tatsächlich einen Mehrwert für Unternehmen. Doch genau hier liegt das Problem: Der Fokus in Unternehmen liegt meist auf diesen 10%, d.h. auf der Projektauswahl, dem Ressourcenmanagement, der Kapazitätsplanung, der Projekt- und Aufgabenabwicklung, der Portfolioplanung, der Risikobewertung, etc. Es ist natürlich wichtig, dass Sie den Prozess und die Ergebnisse für diese wertschöpfenden Aufgaben optimieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die banalen, nicht wertschöpfenden Aufgaben ignorieren sollten, denn dies ist die sogenannte tief hängende Frucht, die großen Einfluss auf die Verbesserung Ihrer PPM-Prozesse hat. Es ist zwar nicht intuitiv, kann jedoch die PPM-Gesamtproduktivität und wichtige Kennzahlen wie die Projektlaufzeit erheblich verbessern.
Um die Aussage zu veranschaulichen, hier noch einmal in Zahlen:
Wenn man die Produktivität von Aufgaben ohne Mehrwert (zur Erinnerung: 90% aller Büroarbeiten gehören in diese Kategorie) um beispielsweise 50% steigert, wird die Produktivität der gesamten Projektabwicklung erheblich gesteigert. Im Vergleich dazu beschränkt sich die Verbesserung der Produktivität bei Fokus auf den 10% der wertschöpfenden Arbeit auf eine einstellige
Produktivitätssteigerung.
In unserem nächsten Beitrag werden wir darauf eingehen, wie eine Initiative zur Beseitigung von Projektballast aussehen könnte. Weitere Informationen finden Sie außerdem in unserem E-Book “Befreien Sie sich von Projektballast”.
Valerie Zeller
Valerie Zeller ist Chief Marketing Officer bei Sciforma. Valeries Hauptinteressen sind Digitale Transformation, Change Management und Strategieumsetzung. Teilen Sie Ihre Meinung mit @valeriezeller