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Prozessoptimierung im Projektmanagement – Ballast abwerfen und Effizienz steigern
Stundenzettel ausfüllen, Daten manuell von einer Software-Anwendung in die nächste übertragen oder online nach den richtigen Templates suchen. Aufgaben wie diese rauben unnötig viel Zeit und tragen – wenn überhaupt – nur minimal zur Wertschöpfung bei. Deshalb werden sie häufig auch Ballast genannt. Bei der Prozessoptimierung im Projektmanagement werden gerade diese Tätigkeiten allerdings häufig ignoriert. Der Fokus liegt zu oft auf der Optimierung wertschöpfender Aktivitäten. Dabei können Sie häufig viele Ressourcen freisetzen, indem Sie Ballast abwerfen und auf Lean Management setzen.
Was ist Ballast im Projektmanagement?
Unter Ballast fallen jegliche Aufgaben, die im Laufe des Projektlebenszyklus nicht zur Wertschöpfung beitragen. Dieses Konzept ist der Verschwendung in Projekten sehr ähnlich. Verschwendung stellt jedoch eine breitere Kategorie dar, die den ineffizienten Einsatz von Ressourcen in jeglicher Form umfasst. Ballast ist spezifischer und beschreibt die Aspekte, die zusätzliche Lasten oder Hindernisse für das Projekt darstellen, ohne einen Mehrwert zu generieren. Genau deshalb sollten Sie diesen bei der Prozessoptimierung im Projektmanagement nicht ignorieren.
Typische Aufgaben mit Optimierungsbedarf
- Datenverarbeitung: Erfassen und Abgleichen von Daten, Erkennung möglicher Diskrepanzen, Ursachenforschung sowie Formatierung von Daten für verschiedene Berichte und Nachverfolgung.
- Informationssuche: Suche nach Informationen wie Projektvorlagen, Metriken und Finanzdaten. Viele Unternehmen berichten, dass Projektmanager und Teammitglieder mehr als einen Tag pro Woche mit der Suche nach Informationen verbringen.
- Administration: Auch Teammitglieder, die nicht direkt in der Administration arbeiten, müssen sich häufig mit administrativen Aufgaben beschäftigen. Sie füllen etwa Stundenzettel aus oder dokumentieren ihren Fortschritt manuell. Noch ein triftiger Grund für die Prozessoptimierung im Projektmanagement.
- Datenübertragung: Dokumente hochladen, nach einer Fehlermeldung Leerzeichen und Kommata überprüfen und erneut hochladen. Daten manuell von einem System ins nächste übertragen und unterschiedliche Auswertungen abgleichen. Datenübertragung nimmt viel Zeit in Anspruch.
- Leitung und Koordination: Projekt- und Arbeitsaktivitäten zu koordinieren, ist anspruchsvoll und verlangt mit wachsenden Teams so einiges von Projektmanagern ab. Viele dieser Aktivitäten lassen sich allerdings automatisieren.
Aufwand & Einsparungspotenzial berechnen
Dabei ist natürlich zu beachten, dass Sie nicht alle dieser Aktivitäten komplett streichen können. Zeiterfassung und Dokumentation sind wichtige Aktivitäten, auch wenn sie häufig langwierig und unbeliebt sind. Am einfachsten lässt sich dieser daher als Zeiteinheit darstellen:
Ballast im Projekt = Zeitaufwand für Aufgaben ohne Mehrwert
Wenn Sie sich mit der Prozessoptimierung im Projektmanagement beschäftigen, ist eine differenzierte Betrachtung unerlässlich. Berechnen Sie also nicht nur die aufgewendete Zeit, sondern auch die möglichen Einsparungen durch die Automatisierung dieser Aufgaben.
Zeitverschwendung ist schädlich
Die meisten Project Management Offices (PMOs) oder projektbasierten Unternehmen unterschätzen den Arbeitsaufwand, der durch nicht wertschöpfende Aufgaben entsteht. Laut einer Studie der AKAD Hochschule Stuttgart wird jede dritte Bürostunde verschwendet. Eine ältere Erhebung des Fraunhofer-Instituts ergab sogar, dass bis zu 90 Prozent aller Büroarbeiten nicht wertschöpfend sind.
Ballast ist darüber hinaus eine häufige Ursache von Projektversagen. Allerdings vernachlässigen ihn viele Unternehmen und konzentrieren sich bei der Prozessoptimierung im Projektmanagement ausschließlich auf wertschöpfende Aktivitäten wie Ressourcenmanagement, Portfolioplanung und Risikobewertung. Dadurch bleiben nicht wertschöpfende Aktivitäten unverändert und die Ressourcen können nicht freigelegt werden.
Prozessoptimierung im Projektmanagement durchführen
Durch gezielte Prozessoptimierung im Projektmanagement, die auch nicht-wertschöpfende-Aktivitäten einbezieht, schaffen Projektmanager mehr Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben. Die Reduzierung zeitraubender Aufgaben durch Prozessoptimierung ist entsprechend essenziell für die Effizienzsteigerung der Projekte und des gesamten Portfoliomanagements.
Die Prozessoptimierung im Projektmanagement führt letztendlich zu geringerer Zeitverschwendung durch unnötige oder überflüssige Aufgaben und Prozesse. Das beschleunigt den Projektfortschritt, legt wertvolle Ressourcen frei und lenkt die Aufmerksamkeit auf die eigentlichen Ziele. Ballast abwerfen und Verschwendung vermeiden, lohnt sich dementsprechend.
Mit intelligenter Prozessoptimierung im Projektmanagement können Sie ineffiziente Elemente identifizieren und eliminieren. Im Idealfall verschlanken Sie so Prozesse und führen Ihre Projekte kosteneffizienter durch. Damit steigern Sie nicht nur die Produktivität des Teams, sondern verbessern auch die Zufriedenheit der Stakeholder, indem Sie Ressourcen effektiver einsetzen und Projektziele schneller erreichen. Kurz gesagt, weniger Ballast durch Prozessoptimierung im Projektmanagement ebnet den Weg zu höheren Projektwerten und mehr Erfolg.