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Definitions of Project Portfolio Management main terms

Agiles Projektmanagement

Was ist agiles Projektmanagement?

Laut der APM (“Association for Project Management”) ist agiles Projektmanagement „ein iterativer Ansatz zur Bearbeitung eines Projekts über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg“.

Agiles Projektmanagement lässt die klassische, lineare, sequenzielle Arbeitsweise hinter sich und setzt stattdessen auf einen schrittweisen und iterativen Prozess. Anstatt viel Zeit für die Planung und das Design im Vorfeld aufzuwenden, ermöglicht agiles Projektmanagement Flexibilität und erlaubt es, dass sich Anforderungen im Laufe der Projektarbeit weiterentwickeln. Funktionsübergreifende Teams arbeiten in kurzen, zeitlich begrenzten Zyklen, sogenannten Iterationen, zusammen, in denen sie kleine, schrittweise Verbesserungen erzielen.

Diese Methodik legt den Schwerpunkt auf eine direkte, effiziente Kommunikation, häufig durch persönliche Gespräche, und nutzt kurze Feedbackschleifen, um kontinuierlichen Fortschritt zu gewährleisten. Jede Iteration zielt darauf ab, ein funktionales Produkt zu erstellen, das den Beteiligten präsentiert werden kann und von ihnen kommentiert wird. Ihr Feedback fließt dann in den nächsten Zyklus ein. So lässt sich sicherstellen, dass sich das Produkt entsprechend den veränderten Anforderungen weiterentwickelt.

Wie unterscheidet sich agiles vom klassischem Projektmanagement?

Die Methoden des agilen und des klassischen (Wasserfall-)Projektmanagements unterscheiden sich erheblich in ihren Herangehensweisen. Wie gut die jeweilige Methode funktioniert, hängt von der Art des Projekts und dem Unternehmen ab, das sie anwendet.

Die Wasserfall-Methodik wird häufig in Branchen wie der Automobilindustrie und der Metallindustrie eingesetzt. Sie folgt einem linearen, schrittweisen Ansatz, bei dem jede Phase des Projekts sorgfältig geplant wird und Abhängigkeiten klar definiert sind. Der Projektfortschritt hängt vom vollständigen Durchlaufen jeder Phase ab; kein Schritt kann begonnen werden, bevor der vorherige abgeschlossen ist. Bei Wasserfallprojekten steht der Projektumfang fest, Dauer und Kosten können sich im Laufe des Projekts jedoch verändern.

Dagegen wird die agile Methodik eher in der Softwareentwicklung oder in Unternehmen eingesetzt, die keine standardisierten Produkte herstellen. Im Gegensatz zur Wasserfallmethodik ist das agile Projektmanagement flexibel und erlaubt es, dass sich der Projektumfang im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Dauer und Kosten eines Projekts bleiben jedoch unverändert. Eine Anpassung der Projektinhalte ist in den iterativen Zyklen möglich.

Welche Vorteile bietet agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist wohl die am häufigsten verwendete Methode im modernen Projektportfoliomanagement (PPM). Es wird oft als Gegensatz zur Wasserfall-Methode gesehen, da agiles PM Geschwindigkeit und Flexibilität in den Vordergrund stellt, während Wasserfall auf Vorhersehbarkeit und Konsistenz setzt. Agiles PM kann als ein Framework beschrieben werden, das es kleinen, kompetenten Teams erlaubt, sich selbst zu organisieren und sich an veränderte Projektanforderungen anzupassen. Zu den wichtigsten Grundlagen von agilem PM gehören u. a. die adaptive Planung, die Einbeziehung des Kunden oder des Product Owners, Flexibilität bei der Anpassung des Projektumfangs und der Schwerpunkt auf Zusammenarbeit.

Ursprünglich in der Softwarebranche entwickelt, hat sich agiles Projektmanagement inzwischen in einer Vielzahl von Bereichen von der Forschung bis zur Konsumgüterindustrie verbreitet und an Beliebtheit gewonnen. Im Allgemeinen wird agiles Projektmanagement von Unternehmen und in Projekten bevorzugt, deren Zeitpläne ein reaktionsschnelles und anpassungsfähiges Management erfordern.

“Agile” - agiles Projektmanagement

Was bedeutet “Agile” im Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist sowohl eine Herangehens- wie auch eine Denkweise, die verschiedene Projektmanagement-Methoden kombiniert.
Im Gegensatz zu den klassischen linearen, sequentiellen Methoden bevorzugt agiles Projektmanagement einen schrittweisen, iterativen Ansatz. Anstelle einer umfangreichen Vorabplanung und -projektierung ermöglicht agiles Projektmanagement die Entwicklung von Anforderungen im Laufe der Zeit. Dabei arbeiten funktionsübergreifende Teams innerhalb eines festen Zeitrahmens an aufeinander folgenden Iterationen. Der Schwerpunkt liegt auf einer effizienten, persönlichen Kommunikation und schnellen Feedback-Schleifen. Ziel jeder Iteration ist es, ein funktionierendes Produkt zu liefern, das den Beteiligten präsentiert werden kann. Deren Feedback fließt dann in künftige Iterationen ein. Im Gegensatz zum Wasserfallmodell bringt agiles Projektmanagement Flexibilität in die Inhalte eines Projekts, lässt aber dessen Dauer und Kosten unverändert.

Auf welchen Grundsätzen basiert die agile Methodik?

Im Jahr 2001 versammelte sich eine Gruppe prominenter Softwareentwickler und Berater, um zu diskutieren, wie sie kollaborative Praktiken in ihre tägliche Arbeit übernehmen können. Letztendlich einigte sich die Gruppe auf den Begriff „Agile“, um die übergreifenden Ideen, die alle ihre Ansätze teilten, zu repräsentieren. Ihre gemeinsamen Werte wurden später in der Veröffentlichung “The Manifesto for Agile Software Development” (“Das Manifest für agile Softwareentwicklung”) dokumentiert. Darin wurden die folgenden Grundsätze festgelegt:

• Individuen und Interaktion über Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Software über umfassende Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden statt Vertragsverhandlungen
• Reagieren auf Veränderungen statt Befolgen eines Plans

Enterprise-Projektmanagement

Was versteht man unter Enterprise-Projektmanagement (EPM)?

Als Enterprise-Projektmanagement (EPM) bezeichnet man das Management von Projekten in großem Maßstab, typischerweise in großer Unternehmen.

Im Gegensatz zur traditionellen, aufgabenfokussierten Herangehensweise, die die Erledigung von Aufgaben in den Vordergrund stellt, legt EPM den Schwerpunkt auf die Wertschöpfung. Mit Enterprise-Projektmanagement stellen Unternehmen sicher, dass jedes Projekt auf seine strategischen Ziele ausgerichtet bleibt und zum messbaren Wert aller Initiativen beiträgt.

Im klassischen Projektmanagement definieren und überwachen die einzelnen Projektleiter ihre eigenen Projekte. Beim EPM legt eine zentrale Stelle – das EPMO – die Standards und Ziele fest und verfolgt den Fortschritt aller Projekte, um deren Übereinstimmung mit übergeordneten Unternehmenszielen sicherzustellen.

Wie unterstützt Enterprise-Projektmanagement große Unternehmen?

Große und komplexe Projektorganisationen sind ideale Kandidaten für Enterprise-Projektmanagement. Solche Unternehmen sind oft riesige Konzerne mit Hunderten oder sogar Tausenden von Mitarbeitern. Sie sind so groß, dass klassisches Projektmanagement ihren Anforderungen oft nicht mehr gerecht wird.

So kann es beispielsweise in einem Unternehmen zahlreiche, parallel laufende Projekte geben, manchmal sogar Tausende. Solche Unternehmen müssen ihre Teams, Ressourcen, Technologien usw. auf viele Projekte verteilen.

Enterprise-Projektmanagement-Frameworks helfen diesen Unternehmen, die zwischen verschiedenen Projekten und Programmen entstehende Komplexität zu bewältigen. Kurz gesagt, EPM vereinfacht den Prozess für Unternehmen, die mehrere Aufgaben oder verschiedene strategische Ziele zu realisieren haben, und bietet einen klareren Überblick über Fortschritte, den Bedarf und Herausforderungen.

Welche Tools werden für das Projektmanagement in Unternehmen eingesetzt?

Einfache PPM-Prozesse und -Tools sind für kleinere Unternehmen oft ausreichend. Bei der Projektverwaltung in großem Maßstab stößt herkömmliches PPM jedoch an seine Grenzen. Es ist nicht darauf ausgelegt, eine große Anzahl parallel laufender Projekte zu koordinieren. Große Unternehmen und Konzerne arbeiten mit mehr Tools, mehr Anwendern, mehr Projekten und so weiter.

In diesen Fällen werden die Prozesse und Tools des Enterprise-Projektmanagements unverzichtbar. Nur sie sind in der Lage, alle Aspekte der Projektaktivitäten eines großen Unternehmens zu verknüpfen und auch komplexere Anforderungen zu erfüllen.

Enterprise-Projektmanagement-Tools helfen Unternehmen:

• Datentransparenz herzustellen und zu sichern
• Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren
• den Einsatz von Ressourcen auszubalancieren
• Projekte und Ressourcen zu priorisieren und deren Ausrichtung an strategischen Zielen sicherzustellen

Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM)

Was ist Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM)?

Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) soll Unternehmen dabei helfen, ihre Projekte und Portfolios nach Prioritäten zu ordnen, zu planen, auszuführen und zu verfolgen und so deren Gesamtwert zu maximieren.
Im Gegensatz zum klassischen PPM, das sich auf die Projektabwicklung auf Unternehmensebene konzentriert, umfasst das Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) alle den strategischen Zielen eines Unternehmens entsprechenden Projekte, Programme und Portfolios. EPPM wendet PPM-Prozesse für das gesamte Unternehmen an und schafft ein einheitliches Unternehmensmanagementsystem, das mehr als einzelne Projekte oder Portfolios abdeckt.

Mit diesem Ansatz erhalten Stakeholder auf Leitungsebene einen besseren Überblick über alle Geschäfts- und Projektinvestitionen. EPPM verfolgt das Ziel, Unternehmen zu helfen, den Wert ihrer Portfolios zu maximieren. EPPM-Prozesse ermöglichen es EPMOs, Projekte zu planen und durchzuführen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und sicherzustellen, dass die Projektportfolios im Einklang stehen mit den strategischen Zielen des Unternehmens.

Im Gegensatz zum klassischen PPM, das sich auf die Projektabwicklung auf Unternehmensebene konzentriert, umfasst das Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) alle den strategischen Zielen eines Unternehmens entsprechenden Projekte, Programme und Portfolios. EPPM wendet PPM-Prozesse für das gesamte Unternehmen an und schafft ein einheitliches Unternehmensmanagementsystem, das mehr als einzelne Projekte oder Portfolios abdeckt.

Wie unterscheidet sich EPPM vom klassischen Projektmanagement?

Einfaches, klassisches Projektmanagement kann die Bearbeitung einzelner Projekte in einem Unternehmen erheblich verbessern und darüber hinaus das Ressourcenmanagement stärken. Dennoch löst es nicht alle Probleme. Wenn sich Ihr Unternehmen und Ihr PMO weiterentwickeln, müssen Sie möglicherweise den nächsten Schritt hin zum Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) gehen.

Während klassisches Projektmanagement vor allem Vorteile in der Verwaltung einzelner Projekte bringt, schafft Enterprise-PPM einen umfassenden Überblick. Er hilft PMOs, Ressourcen strategisch zuzuweisen, um maximalen Nutzen zu erzielen und sicherzustellen, dass alle Projekte den Unternehmenszielen dienen. Mit breiterer Funktionalität, umfassenderen Fähigkeiten und der Möglichkeit zur Integration über das gesamte Unternehmen hinweg erfüllt Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) komplexere Anforderungen.

Welches sind die wichtigsten Vorteile der Einführung von EPPM?

Mit der Einführung eines Enterprise-Projektportfoliomanagements (EPPM) können sich Unternehmen eine Reihe von Vorteilen verschaffen, darunter:

• besser fundierte Entscheidungen: EPPM ermöglicht bessere Entscheidungen für das Unternehmen auf der Grundlage umfassender Einblicke in frühere und aktuelle Projektportfolios. Anhand dieser Daten können EPMOs die Auslastung von Ressourcen vorhersagen, Projekte mit schlechter Performance identifizieren und sie mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen. EPPM hilft auch, neue Prioritäten zu setzen und Ressourcen effektiv zuzuweisen.
• minimierte Risiken: EPPM reduziert verschiedene Risiken wie beispielsweise Risiken im Finanzbereich, in der Unternehmensführung und in der Ressourcenzuweisung. Projekte mit schlechter Performance können frühzeitig erkannt und daraus entstehende Risiken gemindert werden. Gleichzeitig sichern Verfahren zur Festlegung und Überwachung von Verantwortlichkeiten die Einhaltung von Vorgaben über alle Portfolios hinweg.
• optimiertes Ressourcenmanagement: Dank zentraler Kontrolle und Transparenz können EPMOs die Ressourcennutzung optimieren, Doppelarbeit reduzieren und die Projektkosten minimieren.
• strategiekonformes und agiles Arbeiten: Mit dem durch EPPM möglichen, vollständigen Überblick lassen sich Projekte entsprechend den Zielen des Unternehmens priorisieren und die Unternehmensstrategie besser umsetzen. Die gleichzeitige Sicht auf Projektergebnisse und die strategischen Ziele ermöglicht den Einsatz von Ressourcen dort, wo sie am nötigsten gebraucht werden. So lassen sich besser fundierte Entscheidungen treffen. Darüber hinaus schafft EPPM Einblicke in Echtzeit und ermöglicht damit mehr Agilität im Unternehmen. Anpassungen an Veränderungen im Marktumfeld sind schneller möglich, neue Prioritäten können schneller gesetzt und Ressourcen nach Bedarf neu zugewiesen werden.

Welches sind die Hauptkomponenten eines EPPM-Systems?

Ein Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM)-System ermöglicht es Unternehmen, sowohl laufende als auch geplante Projekte auf einer für die Auswahl und Verwaltung von Portfolios entwickelten Softwareplattform zu verwalten und zu verfolgen. EPPM bietet umfassende Funktionen, um:

• sicherzustellen, dass hochwertige, strategiekonforme Projekte nach objektiven Kriterien ausgewählt werden
• die Gruppierung von Projekten in Portfolios zu optimieren und Anpassungen auf Portfolioebene auf der Grundlage objektiver Daten vorzunehmen
• die Ressourcenzuweisung über alle Initiativen hinweg zu maximieren
• Kommunikation und Steuerungsprozesse zu verbessern
• für das Portfolio relevante Entscheidungsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen

Bei Änderungen im wirtschaftlichen Umfeld des Unternehmens hilft ein EPPM-Tool, Projektportfolios, Ziele und Strategien neu zu bewerten und Projekte mit unbefriedigender Performance durch neue, höher priorisierte Initiativen zu ersetzen.

Wie hilft EPPM, Projekte auf die Ziele des Unternehmens auszurichten?

Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) bietet einen umfassenden, zentralen Überblick über alle Projekte innerhalb einer Organisation und fördert damit die Ausrichtung der Projektstrategie an der Unternehmensstrategie. Es stellt sicher, dass alle Projekte nach ihrer Übereinstimmung mit den strategischen Zielen des Unternehmens beurteilt und ausgewählt werden. Mit EPPM können Entscheidungsträger Portfolios einfach bewerten und anpassen, um sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv zugewiesen werden und die Projekte zum Erreichen der langfristigen Unternehmensziele beitragen. Da EPPM Projektfortschritte kontinuierlich nachverfolgt, können notwendige Anpassungen in Echtzeit vorgenommen werden. So bleibt die Übereinstimmung der Projekte mit der Unternehmensstrategie erhalten, auch wenn sich strategische Vorgaben ändern. Das Unternehmen kann insgesamt agiler handeln.

Enterprise-PPM-Plattformen bieten Funktionen für „Was-wäre-wenn“-Analysen, mit denen sich verschiedene Projekt- und Ressourcenkonstellationen simulieren lassen. Dadurch können PMOs auf Portfolioebene alternative Szenarien im Vergleich zu laufenden Projekten bewerten. Die mit Enterprise-PPM mögliche Visualisierung potenzieller Ergebnisse verschiedener Strategien hilft Unternehmen, ihre Portfolios an Veränderungen des Marktes oder der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen anzupassen.

Welche Branchen profitieren am meisten von EPPM?

Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) kann für verschiedene Branchen von Nutzen sein, insbesondere für solche mit umfangreichen, komplexen Projekten und vielen Beteiligten, wie beispielsweise:

• IT und Technologie
• Fertigungsindustrie
• Produktentwicklung
• Pharma und Gesundheitswesen
• Finanz und Bankwesen
• Versorgungsunternehmen

Insgesamt eignet sich EPPM ideal für größere Organisationen, die mehrere Initiativen verwalten und erweiterte Funktionen benötigen. Besonders Unternehmen mit einem offiziell etablierten PMO sehen oft größere Vorteile in der Einführung einer Enterprise-PPM-Plattform.

Wo liegen die Herausforderungen bei der Einführung von EPPM in Unternehmen?

Die Einführung von Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) kann Herausforderungen mit sich bringen. Dafür gibt es verschiedenen Gründe:

• Kosten: EPPM-Lösungen können kostspielig sein. Das gilt gleichermaßen für die Erstimplementierung wie auch für die laufende Wartung. Daher zögern viele Unternehmen, insbesondere kleinere oder solche mit begrenzten Budgets.
• Komplexität: EPPM-Systeme sind in der Regel kompliziert, Einrichtung, Integration und Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens erfordern viel Zeit und Mühe. Außerdem kann der erhebliche Lern- und Schulungsaufwand die allgemeine Akzeptanz der Anwender mindern.
• Datenintegration: Die Verknüpfung von EPPM mit bestehenden Unternehmenssystemen (wie ERP und CRM) kann schwierig werden. Ein durchgängiger Datenfluss zwischen solchen Systemen ist wichtig für einen umfassenden Überblick über alle Projekte. Integrationsprobleme sind dabei allerdings nicht auszuschließen.
• Anpassungen: Obwohl EPPM-Plattformen einen großen Funktionsumfang bieten, müssen sie unter Umständen an spezielle Anforderungen von Unternehmen angepasst werden. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Systeme ihre Aufgaben auch in wachsenden Unternehmen erfüllen. Daraus können Herausforderungen entstehen bezüglich ihrer Leistungsfähigkeit und der Bereitstellung notwendiger Ressourcen.
• Widerstände gegen Veränderungen: Mitarbeiter und Teams, die an ältere Projektmanagement-Tools oder manuelle Arbeitsweisen gewöhnt sind, schrecken möglicherweise vor dem Umstieg auf ein eher zentralisiertes EPPM-System zurück. Zur Überwindung dieses Widerstands bedarf es effektiver Kommunikation, Schulungen und Change-Management.

Wie verbessert EPPM Entscheidungsprozesse und Ressourcenzuweisung?

Tools für das Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung mehrerer Projekte, indem sie Daten aus verschiedenen Abteilungen auf einer zentralen Plattform zusammenführen und in Echtzeit aktualisieren. So können PMOs und Projektleiter Projektportfolios, Ressourcen und Budgets effektiver koordinieren und Analysen und Berichte als Grundlagen für besser fundierte Entscheidungen erstellen.

Mit EPPM verfügen Manager über genaue, aktuelle Informationen zur Priorisierung von Projekten, zu verfügbaren Ressourcen und zur Budgetzuweisung. Die Plattform ermöglicht die Identifizierung von fehlenden oder nicht ausreichenden Ressourcen und rechtzeitige Anpassungen für eine optimale Ressourcenzuweisung. Durch die Abstimmung der Ressourcen auf die strategischen Ziele hilft EPPM den Unternehmen, die Effizienz zu maximieren und Projekte pünktlich und innerhalb ihrer Budgets abzuschließen. Letztendlich führt das zu besseren wirtschaftlichen Ergebnissen.

Welche Tools oder Software werden üblicherweise für EPPM eingesetzt?

Ein leistungsfähiges EPPM-System (Enterprise-Projektportfoliomanagement) umfasst Module für das Ressourcen-, Risiko- und Finanzmanagement und unterstützt Entscheidungen, die den übergeordneten Zielen des Unternehmens dienen. So gewährleistet es die Ausrichtung von Projekten und Portfolios an der Unternehmensstrategie.

Zu den wichtigsten Features von EPPM-Tools gehören Funktionen zur:

• Maximierung des Wertes durch Auswahl und Priorisierung von Projekten mit hohem ROI, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen
• Bereitstellung von datenbasierten Informationen für Führungskräfte, die ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich an Veränderungen des Marktes anzupassen
• Unterstützung der digitalen Transformation, Verbesserung der PPM-Reife und Förderung von Innovation und Agilität
• Ausrichtung aller Stakeholder – Führungskräfte, Strategen, Senior Responsible Owners, PMOs, Finanzcontroller, Projektmanager, Mitarbeiter, Ressourcenmanager, Kunden, Zulieferer, Subunternehmer – an der Unternehmensstrategie mithilfe eines zentralen Portfolio-, Programm-, Produkt- und Projektmanagements

Außerdem lassen sich leistungsfähige Enterprise-PPM-Lösungen nahtlos in PLM-, ERP- und ähnliche Systeme integrieren.

Wie kann EPPM zu Unternehmenswachstum und Effizienz beitragen?

Mit Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM) werden Unternehmen agiler, indem sie eine klare Kommunikation von Zielen von oben nach unten sicherstellen und Projekte entsprechend priorisieren. Mit einer integrierten EPPM-Lösung lassen sich bei gleichem Investitionsvolumen mehr Projekte fristgerecht abschließen

EPPM fördert das Unternehmenswachstum und steigert die Effizienz durch zentralisiertes Projektmanagement, optimierte Ressourcenzuweisung und an strategischen Zielen ausgerichtete Initiativen. In Echtzeit verfügbare Informationen ermöglichen bessere Entscheidungen, besseres Finanzmanagement und die Einhaltung von Budgets sowie optimierte Prozesse zur Beseitigung von Redundanzen. Damit steigert EPPM den Projektdurchsatz, minimiert Risiken, fördert eine durchgängig hohe Qualität der Ergebnisse und führt letztlich zu höherer Produktivität, Rentabilität und langfristigem Wachstum.

Fachbegriffe im Projektmanagement

Welche gängigen Projektmanagement-Fachbegriffe sollte jeder Manager kennen?

Im Folgenden finden Sie einige der gebräuchlichen Projektmanagement-Begriffe, mit denen Manager vertraut sein sollten:

• Lieferobjekte – Materielle oder immaterielle Ergebnisse, die im Rahmen des Projekts erstellt werden, wie Berichte, Produkte oder Dienstleistungen
• Meilensteine – wichtige Punkte oder Ereignisse in einem Projekt, die wichtige Errungenschaften oder Phasen markieren und oft mit Terminen verbunden sind
• Projektstrukturplan (PSP) – Eine hierarchische Aufteilung der Projektaufgaben und -leistungen in überschaubare Komponenten
• Gantt-Diagramm – Ein visuell dargestellter Zeitplan, der die Aufgaben in einem Projekt, ihre Dauer und Abhängigkeiten zeigt
• Kritischer Pfad – die Abfolge von Aufgaben, die die Mindestdauer eines Projekts bestimmt

Wie helfen Projektmanagement-Fachbegriffe bei der effektiven Projektplanung?

Wie jedes andere Arbeitsgebiet nutzt auch das Projektmanagement eine spezielle Fachsprache. Zu den gängigen Fachbegriffen gehören Scrum, Backlog, Wasserfall, Ressourcenauffschlüsselungsstruktur (Ressource Breakdown Structure – RBS) und andere.

Kenntnisse der spezifischen Projektmanagement-Terminologie verbessern nicht nur die Kommunikation zwischen Projektteams, sie erleichtern auch ein gemeinsames Verständnis von Zielen, Prozessen und Ergebnissen. Dadurch wird sichergestellt, dass Projekte auf Kurs bleiben und die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Wo finde ich eine umfassende Liste von Fachbegriffen aus dem Projektmanagement?

Das Project Management Institute (PMI), die führende Autorität auf dem Gebiet des Projektmanagements, stellt ein kostenloses Lexikon der Projektmanagement-Begriffe in englischer Sprache zur Verfügung, in dem häufig verwendete Begriffe aus dem Bereich des Projektmanagements erläutert werden.

Darüber hinaus bieten Anbieter von PPM-Software wie Sciforma ein eigenes Glossar mit Projektmanagement-Begriffen und -Akronymen an.

Portfoliooptimierung

Was bedeutet Portfoliooptimierung im Projektmanagement?

Im Projektmanagement wird die Portfoliooptimierung definiert als der Prozess der Auswahl, Einschätzung und Überwachung einer Gruppe von Projekten oder Programmen in einer Weise, die ihren Gesamtwert optimiert und dazu beiträgt, dass das Unternehmen seine strategischen Ziele erreicht. Ziele der Portfoliooptimierung sind, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Risiken zu mindern und zu gewährleisten, dass das Portfolio den langfristigen Erfolg des Unternehmens fördert.

Zu den bedeutsamsten Elementen der Portfoliooptimierung zählen:

• Setzen von Prioritäten: Der Prozess, bei dem Projekte nach ihrem möglichen Wert, ihren Auswirkungen und ihrer Vereinbarkeit mit strategischen Zielen in eine Rangfolge gebracht werden.
• Risikomanagement: Identifizierung und Verringerung von Risiken im gesamten Portfolio, um das Scheitern von Projekten zu vermeiden und eine effizientere Durchführung zu gewährleisten.
• Ressourcenoptimierung: Die effiziente Zuweisung von Ressourcen (Geld, Zeit und Personal) an verschiedene Projekte mit dem Ziel, deren Ertrag zu optimieren, wird als Ressourcenzuweisung bezeichnet.

Während des gesamten Prozesses sollten die PMOs anstreben, ein möglichst ausgewogenes Portfolio zu erhalten. Es sollte langfristige, kurzfristige sowie risikoreiche und risikoarme Projekte enthalten, und gleichermaßen Projekte, die auf unterschiedliche Art und Weise von Nutzen für das Unternehmen sind.

Wie kann die Portfoliooptimierung die Performance des Unternehmens verbessern?

Die Portfoliooptimierung stellt sicher, dass die Projekte zu den strategischen Zielen des Unternehmens beitragen. Gleichzeitig maximiert Sie die Ressourcennutzung, minimiert Risiken und verbessert die gesamte Performance des Unternehmens. Indem sichergestellt wird, dass die Projekte auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind, die Ressourcen effizient zugewiesen und die Risiken effektiv gemanagt werden, trägt sie uzu einer besseren Unternehmensleistung bei. Zu den Vorteilen der Portfoliooptimierung gehören eine effektive Ressourcenzuweisung, erhöhte Flexibilität, verbesserte Zusammenarbeit und Verbesserungen bei Entscheidungsprozessen.

Vielleicht am wichtigsten ist aber, dass Portfoliooptimierung den Unternehmen hilft, den Wert ihrer Investitionen in Projekte zu maximieren. Durch die Priorisierung von Projekten, die den höchsten Wert oder strategischen Nutzen erzielen, stellt Portfoliooptimierung sicher, dass Unternehmen in Initiativen investieren, die Wachstum und Rentabilität fördern.

Welche Tools werden für die Portfoliooptimierung eingesetzt?

Viele Tools helfen Unternehmen bei der Projektauswahl, der Ressourcenzuweisung, dem Risikomanagement und der strategischen Ausrichtung und unterstützen so eine effektive Portfoliooptimierung. Insbesondere PPM- (Project Portfolio Management-)Tools sind speziell für die Portfoliooptimierung konzipiert. Solche Plattformen bieten leistungsfähige Funktionen für das Portfoliomanagement. Sie helfen Unternehmen, Projekte zu priorisieren, Ressourcen zuzuweisen und das Gesamtportfolio zu optimieren und an den strategischen Zielen auszurichten.

Die Software für strategisches PPM und EPPM (Projektportfoliomanagement) unterstützt PMOs dabei, die Strategie in konkretes Handeln zu übersetzen und die Übereinstimmung zwischen den Unternehmenszielen und den Projektinvestitionen sowohl auf Portfolio- als auch auf Programmebene sicherzustellen. PPM und EPPM tragen auch zur Maximierung der Rendite von Projektinvestitionen bei, da sie sicherstellen, dass Unternehmen Projekte und Programminitiativen mit maximalem Nutzen auswählen.

PPM-Software

Was ist PPM-Software?

Mit diesen Lösungen können Projektmanagementbüros (PMOs) Projekte besser organisieren und mit weniger Fehlern profitabler durchführen. Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu erhalten, die Zufriedenheit von Kunden und Stakeholdern zu erhöhen und die Grundlagen für zukünftigen Erfolg zu legen.

Bis vor nicht allzu langer Zeit verließen sich Projekt- und Portfoliomanager bei der Planung und Verwaltung ihrer Projekte auf Bleistift und Papier. Mit dem Aufkommen der Informationstechnologie und der weiten Verbreitung von Desktop-Software wurden die Berechnungen viel einfacher und erste Teilbereiche im Aufgabenmanagement wurden automatisiert. Im Zuge der Weiterentwicklung der Technologie entstand spezielle Projektmanagement- und Projektportfoliomanagement- (PPM-)Software, die Projektmanager bei der Planung, Organisation und Überwachung ihrer Ressourcen und Projekte unterstützt.

Als PPM-Software bezeichnen wir Tools, die Unternehmen zur Planung, Verwaltung und Überwachung von Gruppen von Projekten und Programmen einsetzen.

Wofür steht das “PPM” in PPM-Software?

PPM-Software bietet Tools zur Planung, Priorisierung, Überwachung und Steuerung mehrerer Projekte.

Im Zusammenhang mit PPM-Software steht PPM für Projektportfoliomanagement.
Projektportfoliomanagement ist ein Methode für das zentrale Management von Prozessen, Methoden und Technologien, die Unternehmen bei der Bewertung und Überwachung laufender oder geplanter Projekte unterstützen.

Wie funktioniert PPM-Software?

PPM-Software unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihres Projektportfolios, indem sie Werkzeuge zur Planung, Priorisierung, Überwachung und Steuerung mehrerer Projekte bereitstellt. So wird sichergestellt, dass Ressourcen effizient zugewiesen und Risiken berücksichtigt werden und Projekte mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen.

Projektportfoliomanagement ist ein Methode für das zentrale Management von Prozessen, Methoden und Technologien, die Unternehmen bei der Bewertung und Überwachung laufender oder geplanter Projekte unterstützen.

Mit PPM-Softwarelösungen können Anwender mehrere, parallel laufende Projekte, Programme, Produkte und Portfolios überwachen und dabei ihre Beziehungen zueinander und ihre Ausrichtung auf die Unternehmensziele berücksichtigen. PPM-Software bietet den Anwendern eine zentrale Plattform für die Verwaltung und den Überblick über alle Aktivitäten. Damit benötigen PMOs und PPM-Leiter kein klassisches Projektmanagement mehr. Die Gesamtübersicht ermöglicht mehr Transparenz und ein besseres Verständnis der Projektzeitpläne, der Ressourcen und der Ziele des Unternehmens.

Was sind die wichtigsten Merkmale von PPM-Software? 

PPM-Software bietet PMOs und Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagern die wesentlichen Funktionen zur Optimierung der Ergebnisse ihrer Projekte und Portfolios. Diese Tools schaffen einen Rahmen für die effektive Verwaltung von Projektressourcen, Zeitplänen und Budgets und koordinieren gleichzeitig alle projektbezogenen Aktivitäten, um den Wert des gesamten Portfolios zu maximieren und operative, technische, finanzielle und organisatorische Risiken zu minimieren.

Die wichtigsten Funktionen dienen zur:

• Automatisierung von Aufgaben und Produktivitätssteigerung
• Auswahl von Projekten
• Management der Pipeline
• Ressourcenmanagement
• Budget- und Finanzmanagement
• Risikomanagement

Warum ist PPM-Software für Unternehmen wichtig?

PPM-Software ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um strategische Ziele zu erreichen, die richtigen Projekte auszuwählen und das Ressourcen- und Zeitmanagement zu optimieren. Dank projektübergreifender Transparenz und fortschrittlichen Managementfunktionen ermöglicht leistungsfähige PPM-Software Ihrem PMO die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Initiativen. Damit kann Ihr Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit und die Rentabilität steigern.

Mit PPM-Software können Sie:

• einen besseren Überblick über Ihre Projekte gewinnen
• Initiativen besser organisiert planen
• die Projektabwicklung und -durchführung verbessern
• problemlos verfolgen, welche Personalkapazitäten verfügbar sind oder sein werden
• klare Prioritäten setzen
• Verbesserungen in der Zusammenarbeit zwischen Teams fördern

Welche Arten von Projekten kann PPM-Software verwalten?

PPM-Software kann eine Vielzahl von Projekten in verschiedenen Branchen und Bereichen verwalten. Sie erleichtert Projektmanagern, Komplexität zu bewältigen, und hilft ihnen, Konsistenz in der Projektarbeit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass sich alle Projekte, von der Softwareentwicklung bis hin zu Infrastrukturprojekten, an den Unternehmenszielen orientieren.

Klassische Arbeitsweisen in Projekten, die noch aus der Industrieära stammen, haben das PPM in der Vergangenheit dominiert, stehen jetzt aber vor immer größeren Herausforderungen. Immer mehr Unternehmen setzen auf agile Modelle oder entwickeln ihre eigenen, hybriden Methoden.

Im Wirtschaftsleben ist ausreichende Flexibilität für Veränderungen und künftig notwendige Anpassungen von Projektmanagementprozessen unerlässlich. Moderne PPM-Software unterstützt daher in der Regel verschiedene Methoden und Prozesse.

Wie verbessert PPM-Software die Effizienz des Projektmanagements?

Für projektbasiert arbeitende Unternehmen sind klare und konsistente Prozesse eine unverzichtbare Voraussetzung für die erfolgreiche Projektdurchführung. Dafür verlassen sich viele Unternehmen auf PPM-Software zur Optimierung und Stärkung der täglichen Abläufe und des Aufgabenmanagements.

Am Anfang des Prozesses steht die Zentralisierung und Konsolidierung aller Daten auf der Plattform. So entsteht eine “Single Version of the Truth”, eine jederzeit aktuelle, für alle Anwender gleiche und verlässliche Informationsbasis. Sie stellt den Zustand und Status von Projekten und Portfolios sehr viel transparenter dar als bisher. Aufbauend auf dieser Grundlage bietet PPM-Software in der Regel eine Reihe von Funktionen, die helfen, sämtliche Aktivitäten zu rationalisieren und zu optimieren, die Produktivität zu steigern, die Kosten zu senken und den Gesamtnutzen für das Unternehmen zu maximieren.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von PPM-Software?

PPM-Software schafft einen besseren Überblick über die Performance, den Zustand und den Fortschritt laufender Projekte. Sie zeigt den Ressourcenbedarf in Echtzeit an und ermöglicht Vergleiche mit Vorabberechnungen. Durch die Konsolidierung von Daten aus aktiven und anstehenden Projekten verdeutlicht sie wechselseitige Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Initiativen und vom gesamten Unternehmen und bietet Führungskräften im Projektmanagement ein umfassendes Bild.

Außer dieser Aufsicht von oben nach unten bietet PPM-Software auch Tools, die PMOs bei der Koordination von Projekten und Ressourcen im gesamten Unternehmen unterstützen. Im Wesentlichen soll PPM-Software sicherstellen, dass alle Projekte im Unternehmen fristgerecht und innerhalb ihrer Budgets abgeschlossen werden und die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen. Die Software liefert wichtige Daten, die der Geschäftsleitung helfen, fundiert darüber zu entscheiden, wo Zeit, Budgets und Ressourcen des Unternehmens eingesetzt werden sollten, um den Ertrag zu maximieren.

Wie hilft PPM-Software bei der Ressourcenverwaltung?

PPM-Software enthält Funktionen, die speziell entwickelt wurden, um die Ressourcenverwaltung zu verbessern. Diese Funktionen ermöglichen es sowohl den Projektmanagern als auch den Ressourcenmanagern, die verfügbaren Ressourcen effektiver zu verteilen und zuzuweisen. Damit maximieren Sie den Wert des gesamten Portfolios. Alle Ressourcendaten werden zentral auf der Plattform erfasst. Sie lassen sich nach verschiedenen Attributen wie beispielsweise Rolle, Kompetenzen, Fähigkeiten, Kostenstelle usw. sortieren und filtern und liefern so einen Überblick über geplante Zuweisungen und die Verfügbarkeit von Ressourcen.

Mit dieser konsolidierten Darstellung von Attributen und Kapazitäten der Ressourcen wird es einfacher, die richtigen Ressourcen den richtigen Aufgaben und Projekten zuzuordnen und so die Umsetzung der für das gesamte Portfolio geltenden Prioritäten sicherzustellen. Darüber hinaus können PPM-Tools eine zu geringe Auslastung oder Überlastung von Schlüsselressourcen erkennen. Ressourcenmanager können damit Korrekturmaßnahmen zur Optimierung der Ressourcenauslastung ergreifen.

Worin unterscheiden sich PPM-Software und Projektmanagementsoftware?

Projektmanagementsoftware-Tools sind Technologielösungen, die Projektmanagern und -teams bei der Durchführung verschiedener Managementaufgaben für einzelne Projekte helfen. Sie unterstützen die Projektplanung, -verfolgung und -überwachung, indem sie Projektaktivitäten transparenter machen und den Projektmanagern zeigen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wann sie abgeschlossen werden müssen.

Mit wachsender Reife eines Unternehmens müssen PMOs jedoch immer mehr und größere Projekte abwickeln. In diesem Stadium gewährleisten Tools, die sich ausschließlich auf die Verwaltung einzelner Projekte konzentrieren, möglicherweise nicht mehr denselben Erfolg und die notwendige Effizienz zur Überwachung einer großen Anzahl gleichzeitig laufender Projekte. An dieser Stelle kommt PPM-Software ins Spiel.

Zur Verwaltung von umfangreichen Programmen oder Projektportfolios ist es wichtig, die Beziehungen, Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen mehreren Projekten in verschiedenen Geschäftsbereichen zu verstehen. Portfoliomanager und PMOs müssen herausfinden, welche Initiativen Priorität haben sollten – wo das Unternehmen seine Zeit, seine Ressourcen und sein Budget investieren sollte, um den Wert seiner Aktivitäten zu maximieren. Dazu müssen sie in der Lage sein, den Wert verschiedener Projekte für das Unternehmen und ihre Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie zu beurteilen. Um die Erfolgschancen von Projekten zu verbessern, müssen die Verantwortlichen sämtliche Aspekte im Detail verstehen. Zudem bringen größere Projekte mehr Komplexität und Herausforderungen mit sich.

Wie kann PPM-Software die Priorisierung des Portfolios unterstützen?

Das Management von Projektideen und -anforderungen ist zweifellos eine der wichtigsten Phasen im PPM-Prozess. Dabei Fehler zu vermeiden, ist von entscheidender Bedeutung. Ansonsten können Investitionen in die falschen Projekte zur Verschwendung wertvoller Zeit und Ressourcen führen. Ein PPM-Softwaretool hilft bei der Auswahl und Priorisierung der Projekte, die in ein Portfolio aufgenommen werden sollten.

PPM-Software sammelt alle Projektideen und -anforderungen aus dem gesamten Unternehmen auf einer einzigen Plattform und vergleicht sie anhand standardisierter Beschreibungen und Bewertungssysteme. So kann das PMO die vielversprechendsten Ideen leicht herausfiltern. Die genutzten Bewertungskriterien lassen sich vollständig anpassen. Sie können also das System so einrichten, dass es die für Ihr Unternehmen wirklich wichtigen Kriterien widerspiegelt.

Da die Projektanforderungen zentral gesammelt, bewertet und – unter Berücksichtigung potenzieller Abhängigkeiten und Einschränkungen – in eine Rangfolge gebracht werden, können das PMO und andere wichtige Beteiligte viel einfacher die besten Ideen auswählen und priorisieren. Diese objektive, datengestützte Herangehensweise hilft bei der Entscheidung, welche Business Cases und Initiativen Vorrang haben sollten, und erleichtert so den Aufbau eines ausgewogenen, hochwertigen Portfolios.

In welchen Branchen wird PPM-Software üblicherweise eingesetzt?

PPM-Software kann für Unternehmen aller Größen, Branchen und an allen Standorten ein wichtiger Werttreiber sein. Besonders vorteilhaft ist die durch PPM-Tools geschaffene Struktur und Klarheit jedoch für bestimmte Unternehmen und Wirtschaftszweige, darunter:

• sich entwickelnde oder im Wandel befindliche Branchen wie Banken und Versicherungen
• produktorientierte Branchen, wie die Fertigungsindustrie
• Branchen mit miteinander konkurrierenden Prioritäten, wie beispielsweise Krankenhäuser
• Forschungsintensive Branchen wie Pharma und Biotechnologie

Welches sind die häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung von PPM-Software?

Die Implementierung von PPM-Software kann erhebliche Vorteile mit sich bringen, birgt aber auch einige Herausforderungen, da sie organisatorische Veränderungen mit Auswirkungen auf die Struktur und Kultur des Unternehmens erfordert. Hier einige der häufigsten Hürden, mit denen Unternehmen bei der Implementierung von PPM-Software konfrontiert werden:

• Widerstände gegen Veränderungen: Die Mitarbeiter sträuben sich möglicherweise gegen die Einführung neuer Tools. Effektives Change-Management und Schulungen sind dann unverzichtbar.
• Probleme bei der Integration: Die Integration von PPM-Software in bestehende Systeme kann komplex und zeitaufwändig sein.
• Anpassungen: Die Anpassung der Software an spezifische Anforderungen des Unternehmens kann teuer und sehr aufwändig sein.
• Schulung: Die Erwartung, dass Anwender ohne angemessene Schulung und Unterstützung sehr viel in kurzer Zeit lernen, kann die Akzeptanz mindern.
• Kosten: Die Einführungs- und die laufenden Kosten können hoch sein. Hier drohen Budgetüberschreitungen.
• Einbindung der Führungskräfte: Fehlende Unterstützung durch die Führungsebene kann zu geringer Akzeptanz und ineffektiver Nutzung führen.
• Wartung: Die Software auf dem neuesten Stand und relevant zu halten, erfordert kontinuierlichen Aufwand.
• Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen wächst, muss die Software dieses Wachstum unterstützen und zusätzliche Anforderungen erfüllen können.

Wie lässt sich die PPM-Software in andere Unternehmenstools integrieren?

PPM-Software lässt sich in der Regel mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP-Systemen, CRM-Software, Finanzmanagement-Tools usw. verknüpfen. Durch die Anbindung an andere Systeme ermöglicht PPM-Software einen effizienten Datenfluss über verschiedene Funktionen hinweg, verbessert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass Projekte mit den Betriebsabläufen, verfügbaren Ressourcen und finanziellen Zielen im Einklang stehen.

Die Integration erfolgt häufig über APIs zur Verbindung der PPM-Software mit anderen Unternehmenssystemen. APIs ermöglichen Datenaustausch in Echtzeit zwischen verschiedenen Plattformen und stellen sicher, dass Informationen in allen Tools konsistent und aktuell gehalten werden.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl von PPM-Software achten?

Welche PPM-Software dem Bedarf Ihres Unternehmens am besten gerecht wird, hängt von Faktoren wie seiner Größe, seinen Zielen und seinen spezifischen Anforderungen ab. Diese Aspekte sollten Sie bewerten, um die Kernfunktionalitäten und Integrationsmöglichkeiten zu ermitteln, die Sie benötigen, damit Ihr PPM-System effektiv helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.

Beim Vergleich von PPM-Software sollten Sie die folgenden Punkte beachten, um die wesentlichen Unterschiede zwischen verschiedenen Plattformen zu erkennen:

• Anwenderfreundlichkeit: Wählen Sie eine Lösung, die sich intuitiv und anwenderfreundlich bedienen lässt, um die Akzeptanz zu erhöhen und die Implementierung zu beschleunigen.
• Methodik: Entscheiden Sie sich für eine flexible Lösung, die verschiedene Methoden und Prozesse unterstützt.
• Informationssicherheit: Wählen Sie einen Anbieter, dessen Informationssicherheit von einer renommierten Zertifizierungsstelle mit einem anerkannten Zertifikat wie beispielsweise ISO 27000 bestätigt wurde.
• Mobiler Zugang: Mit dem Aufkommen von SaaS-Tools und sich verändernden Anwendungsmustern wird der mobile Zugriff auf PPM-Software immer wichtiger.
• Support: Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf einen Anbieter mit nachweislich erfolgreichen Implementierungen und solidem Kundensupport verlassen können.

Eignet sich PPM-Software für kleine Unternehmen?

Kleine Unternehmen können auf vielfältige Weise von PPM-Software profitieren. Hier einige Beispiele:

• Verbesserungen in der Projektorganisation: Kleine Unternehmen mit mehreren Projekten können PPM-Tools nutzen, um Aufgaben besser zu planen, zu priorisieren und zu verfolgen und so sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
• Ressourcenmanagement: Selbst kleine Teams können von Ressourcenmanagementfunktionen profitieren, die eine optimale Nutzung von Zeit und Personal in verschiedenen Projekten gewährleisten.
• Kostenkontrolle: PPM-Software hilft kleinen Unternehmen, ihre Budgets einzuhalten, indem sie Projektkosten und Ressourcen in Echtzeit verfolgt und so Überschreitungen verhindert.
• Skalierbarkeit: Wenn Unternehmen wachsen, können PPM-Plattformen mitwachsen und so auch komplexere Projekte und größere Teams verwalten.

Wie hilft PPM-Software beim Risikomanagement?

Bei der Bewertung des potenziellen Nutzens eines Projekts oder Portfolios sollten immer auch deren Risiken berücksichtigt werden. PPM-Software erleichtert diesen Prozess.

Risikomanagementfunktionen helfen dabei, potenzielle Risiken, die mit einer Projektidee oder einem Business Case verbunden sind, von Anfang an zu erkennen und Initiativen während der Durchführung bis zur Fertigstellung kontinuierlich neu zu bewerten. Projektmanager und PMO-Teams können dafür Strategien zur Risikovermeidung und -minderung entwickeln und umsetzen. Darüber hinaus können Risiken von Projekten auch auf Portfolioebene bewertet und gemanagt werden, um das Gesamtrisikoprofil des Portfolios zu optimieren.

Kann PPM-Software Projektbudgets und -ausgaben verfolgen?

PPM-Software enthält Funktionen für das Finanz- und Budgetmanagement, die Informationen liefern zur voraussichtlichen Amortisationszeit und dem finanziellen Nutzen von Projekten und Portfolios in Relation zu den Unternehmenszielen. Diese Tools ermöglichen Prognosen zum ein- und ausgehenden Cashflow und erlauben eine projektübergreifende Verfolgung von Kosten und Einnahmen in Echtzeit. Außerdem bieten sie eine Vielzahl von Metriken und Analysen, um den finanziellen Nutzen des gesamten Portfolios vorherzusagen und zu verwalten.

Die Budget- und Kostenmanagementfunktionen von PPM-Plattformen unterstützen PMOs bei der Optimierung ihrer Projektbudgets. Durch die Verfolgung von Kosten und Ausgaben im Vergleich zu Budget-Ausgangswerten in Echtzeit und mit den Möglichkeiten, Budgetüberschreitungen vorab zu erkennen und bei Bedarf Korrekturen und Anpassungen vornehmen zu können, helfen diese Tools, Projektportfolios auch finanziell auf Kurs zu halten. Da eine PPM-Plattform den potenziellen ROI und den Wert sowohl einzelner Projekte als auch ganzer Portfolios analysiert und berechnet, kann das PMO außerdem gewährleisten, dass die Mittel optimal und mit maximalem Nutzen für das Unternehmen eingesetzt werden.

Welche gängigen PPM-Softwarelösungen gibt es?

Die auf dem Markt verfügbaren technologischen Optionen für PPM-Software decken ein breites Spektrum ab. Es reicht von Projektmanagement-Tools und Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement bis hin zu Lösungen für das Projektportfoliomanagement und das strategische Portfoliomanagement auf Unternehmensebene. Diese Vielfalt kann überfordern.

Laut Gartner zählen zu den beliebtesten PPM-Softwarelösungen Microsoft Planner, Wrike, Clarity und Enterprise PMO-Lösungen wie Sciforma.

Wie unterscheidet sich Cloud-basierte PPM-Software von On-Premises-Lösungen?

Cloud-basierte PPM-Software wird online gehostet und ist über das Internet zugänglich. Sie bietet Flexibilität, Skalierbarkeit und einfachere Updates bei geringeren Anschaffungskosten. On-Premises-Lösungen hingegen werden lokal auf den Servern eines Unternehmens installiert und gewartet. Sie bieten mehr Kontrolle über die Daten, erfordern aber höhere Anfangsinvestitionen, Wartung und IT-Ressourcen.

Cloud-basierte Lösungen sind in den letzten zehn Jahren immer beliebter geworden und bieten den Nutzern mehr Flexibilität. Mit ihnen können virtuelle Teams jederzeit, überall und von jedem Gerät aus auf Informationen zugreifen, ohne dass Server, Datenbanken oder Firewalls angeschafft werden müssen.

Allerdings sollten SaaS- (Software-as-a-Service-) Anbieter nachweisen, dass und wie sie die Sicherheit und den Schutz persönlicher und sensibler Daten sicherstellen.

Projekt-Roadmap

Was ist eine Projekt-Roadmap?

Projekt-Roadmaps bieten einen strategischen Überblick über die wichtigsten Komponenten eines Projekts, einschließlich seiner Ziele, Meilensteine, erwarteten Ergebnisse, Ressourcen und dem geplanten Zeitrahmen. Im Gegensatz zu detaillierten Projektplänen bieten Roadmaps einen Überblick aus übergeordneter Perspektive und konzentrieren sich nicht auf die täglichen Aufgaben oder Details der Arbeit einzelner Teammitglieder. Sie sollen den Beteiligten, beispielsweise Führungskräften, Investoren und Abteilungen wie Marketing und Vertrieb, auf einen Blick ein Gesamtbild zum Status des Projekts vermitteln.

Wie hilft eine Projekt-Roadmap bei der Projektplanung?

Projekt-Roadmaps unterstützen die Projektplanung, indem sie einen kompakten Überblick über die Ziele, Fristen und Meilensteine eines Projektes geben. Roadmaps skizzieren die wichtigsten Phasen, Leistungen und Aufgaben und helfen dem Team, die allgemeine Zielrichtung des Projekts zu erkennen. Das erleichtert es, angemessene Zeitpläne zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und Aktivitäten zu priorisieren. Eine Projekt-Roadmap dient auch als Kommunikationsinstrument. Sie bringt Teammitglieder und Führungskräfte zusammen und sorgt dafür, dass alle über die Ziele und den Zeitplan des Projekts informiert sind. Der strategische Überblick einer Roadmap hilft, Erwartungen zu steuern und das Projekt auf Kurs zu halten.

Was sind die wichtigsten Inhalte einer Projekt-Roadmap?

Projekt-Roadmaps unterscheiden sich von Team zu Team, meist enthalten Sie aber folgende Komponenten:

• Zeitpläne, die die Projektpläne in regelmäßige Zeitabschnitte unterteilen
• Meilensteine, die die wichtigsten Ziele und die jeweils angestrebten Fertigstellungstermine festlegen
• Ergebnisse, die den Abschluss kleinerer Aufgaben anzeigen, die zum Erreichen der Meilensteine beitragen
• Potenzielle Risiken, wie beispielsweise die geplante Markteinführung eines konkurrierenden Produkts

Zusätzlich enthalten sein können beispielsweise Angaben zu Abhängigkeiten, die zeigen, wie die Fertigstellung einer Aufgabe oder eines Meilensteins mit anderen verknüpft ist.

Projektmanagement

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement entstand als professionelle Disziplin zur Einführung und Durchsetzung standardisierter Prozesse für eine effizientere Organisation von Projektaktivitäten. Es soll Projektmanagern und PMOs helfen, Projekte produktiver und effizienter zu bearbeiten und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie ihre gesteckten Ziele erreichen und den angestrebten Nutzen realisieren.

Welches sind die wichtigsten Phasen des Projektmanagements?

Der PMBOK® Leitfaden des Project Management Institute beschreibt fünf Phasen des Projektmanagements: Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss.

• Phase 1: Initiierung – In dieser Phase wird das Projekt mit den ihm zugrunde liegenden Überlegungen, Zielstellungen, beteiligten Interessengruppen und Einschränkungen definiert. Dazu müssen die übergeordneten Ziele, der Zeitplan und das Budget festgelegt und die Interessengruppen erfasst werden.
• Phase 2: Planung – In dieser Phase wird eine detaillierte Planung erstellt, die auch die technischen Anforderungen sowie die Ressourcen- und Zeitpläne umfasst. Diese Planung ist eine entscheidende Voraussetzung für die Erarbeitung einer verlässlichen Roadmap für das Projekt.
• Phase 3: Ausführung – Die Projektteams führen die Arbeit aus, während die Manager für einen reibungslosen Ablauf sorgen, Probleme lösen und die Zusammenarbeit sicherstellen.
• Phase 4: Kontrolle – Die Projektmanager überwachen den Projektfortschritt anhand von KPIs, um zu gewährleisten, dass das Projekt Fristen, Budgets und inhaltliche Vorgaben einhält.
• Phase 5: Abschluss – Diese letzte Phase umfasst die Übergabe der Projektergebnisse, die Bestätigung, dass alle vertraglichen Pflichten erfüllt wurden, die Erstellung eines Abschlussberichts und die Archivierung der Dokumentation.

Weshalb ist Projektmanagement wichtig für Unternehmen?

Und nicht zuletzt ermöglicht ein starkes Projektmanagement eine hervorragende Projektdurchführung und steigert damit die Reaktionsfähigkeit, wenn sich Anforderungen des Unternehmens oder des Marktes verändern.

Außerdem steigert Projektmanagement die Qualität der Projektarbeit und sorgt für mehr Konsistenz in den Arbeitsprozessen. Eine unverzichtbare Voraussetzung dafür ist Transparenz beim Projektstatus, möglichen Problemen und erzielten Ergebnissen. Diese Transparenz hilft Unternehmen auch, ihre Performance zu messen und ihr Projektmanagement zu verbessern und konsistenter zu gestalten.

Erstens trägt das Projektmanagement entscheidend dazu bei, die Produktivität zu maximieren und Projektlaufzeiten zu verkürzen. Effiziente Planung und Ausführung sind entscheidend, insbesondere wenn die Ressourcen begrenzt sind.

Projektmanagement sichert den Projekterfolg und damit den Erfolg des gesamten Unternehmens.

Über welche wesentlichen Fähigkeiten muss ein Projektmanager verfügen?

Ein Projektmanager ist ein Experte, der Projekte von der Planung bis zum Abschluss begleitet.

Eine entscheidende Fähigkeit von Projektmanagern ist es, realistische Zeitpläne zu erstellen. Sie legen Zeitabläufe, Aktivitäten, Ergebnisse und Meilensteine fest und verwenden dazu oft Tools wie Gantt-Diagramme zur Verfolgung des Projektfortschritts. Sobald der Zeitplan steht, überwachen Projektmanager die Ressourcen und Aufgaben und sorgen dafür, dass die Projekte rechtzeitig, innerhalb ihrer Budgets und mit den geplanten Inhalten fertiggestellt werden. Das erfordert Liebe zum Detail, Disziplin und die Fähigkeit zur Anpassung an sich ständig verändernde Variablen.

Eine kritische, oft auch herausfordernde Aufgabe ist es, das Budget einzuhalten. Die Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Budgets realistisch geplant werden, die Kosten während des gesamten Projekts überwachen und Abweichungen frühzeitig ansprechen. Neben finanziellen müssen sie auch technische, organisatorische oder marktbedingte Risiken managen. Darüber hinaus sind analytische Fähigkeiten, die Projektmanagern helfen, Trends zu erkennen und komplexe Probleme zu lösen, unerlässlich für das Management von Kosten, Qualität und Risiken.

Neben technischen Fähigkeiten spielen Kommunikationsstärke und Führungsqualitäten eine entscheidende Rolle. Projektmanager koordinieren Teams, überwachen den Projektfortschritt, informieren die Beteiligten und lösen Konflikte. Sie fungieren als Hauptansprechpartner für alle Beteiligten, einschließlich interner Teams, Lieferanten und Kunden. Effektive Projektmanager müssen Projektanforderungen klar kommunizieren, Änderungen verhandeln und gute Beziehungen der Beteiligten untereinander fördern.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement?

Projektmanagement konzentriert sich auf die Verwaltung einzelner Projekte und stellt sicher, dass diese fristgerecht und innerhalb ihrer Budgets abgeschlossen werden und die vorgegebenen Ziele erreichen. Beim Projektportfoliomanagement hingegen geht es darum, mehrere Projekte zu überwachen und zu optimieren, um sie mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient auf alle Projekte verteilt werden.

Der Hauptunterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement liegt im jeweiligen Aufgabenbereich, dem Schwerpunkt und den Zielen:

Aufgaben im Projektmanagement sind:

• Festlegen des Projektumfangs und der zu erbringenden Leistungen
• Managen von Risiken, Zeitplänen und Budgets
• Koordinieren von Teams, damit projektspezifische Ziele erreicht werden

Projektportfoliomanagement legt den Fokus auf:

• die Auswahl, Priorisierung und Genehmigung von Projekten auf der Grundlage des Beitrags, den sie zum Erreichen strategischer Ziele des Unternehmens leisten
• die optimale Verteilung von Ressourcen auf mehrere Projekte, um Risiken zu minimieren und Erträge zu maximieren.
• die Überwachung des Gesamtportfolios, um dessen Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen sicherzustellen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich das Projektmanagement mit der Durchführung einzelner Projekte befasst, während das Projektportfoliomanagement eine übergeordnete Perspektive einnimmt und sich auf die strategische Ausrichtung und Wertoptimierung aller Projekte innerhalb eines Unternehmens konzentriert.

Welche Projektmanagement-Methodiken werden am häufigsten eingesetzt?

Zu den am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Methoden gehören:

- • Wasserfall
- • Kritische Kette (englisch “Critical-Chain-Projektmanagement –CCPM”)
- • agiles Projektmanagement
- • Scrum
- • Kanban
- • Six Sigma

Wie trägt Projektmanagement zum Unternehmenserfolg bei?

Projektmanagement trägt zum Unternehmenserfolg bei, indem es sicherstellt, dass Projekte fristgerecht und innerhalb ihrer Budgets abgeschlossen werden und die vordefinierten Ziele erfüllen. Es hilft Unternehmen, Ressourcen effizient zuzuweisen, Risiken zu managen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Effektives Projektmanagement verbessert die Zusammenarbeit in Teams, fördert die Innovation, erhöht die Kundenzufriedenheit und steigert letztlich die Fähigkeit des Unternehmens, seine Geschäftsziele zu erreichen und seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Projektplanung

Was bedeutet Projektplanung im Projektmanagement?

Projektplanung wird im Allgemeinen definiert als „Teil des Projektmanagements, der Zeitpläne wie Gantt-Diagramme zur Planung und anschließenden Berichterstattung über in der Projektumgebung erzielte Fortschritte nutzt“.

In der Praxis ist die Projektplanung im Projektmanagement der Prozess, mit dem der Projektumfang, die Projektziele, die einzelnen Aufgaben, die benötigten Ressourcen und der Zeitplan festgelegt werden, mit denen das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Dazu gehört auch, klare Ziele zu setzen, die erforderlichen Ressourcen (beispielsweise Personal, Budget und Equipment) zu ermitteln und eine vollständige Roadmap zu erstellen, nach der sich das Projekt vom Beginn bis zum Ende richtet.

Zu einer effektiven Projektplanung gehören auch das Risikomanagement, die Kommunikation mit den Beteiligten und die Implementierung von Prozessen zur Überwachung und Kontrolle erzielter Fortschritte. Ziel der Projektplanung ist es, sicherzustellen, dass Projekte effizient durchgeführt werden, die Projektinhalte nicht ausufern, Fristen und Budgets eingehalten werden und gleichzeitig alle Herausforderungen gemeistert werden, die möglicherweise während der Bearbeitung auftreten.

Welches sind die wichtigsten Schritte bei der Projektplanung?

In der Initiierungsphase wird ein umfassender Überblick über den Projektumfang und die Managementprozesse geschaffen, dagegen befasst sich die Planungsphase mit den Details. In der Planungsphase legen die Projektmanager die Projektinhalte, die Meilensteine sowie die Kalkulationen für Kosten- und Zeitaufwand fest. Sie bilden die Grundlage für den Projektzeitplan. In dieser Phase werden die Ausgangswerte für Umfang, Kosten und Zeitplan definiert, die in späteren Phasen überwacht werden.

Zu den wichtigsten Schritten der Projektplanung gehören:

• Definieren des Projektumfangs: Umreißen Sie die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen und die Grenzen
• Entwicklung eines Projektzeitplans: Erstellen Sie Zeitpläne und legen Sie wichtige Meilensteine fest.
• Bestimmen der Ressourcen – Ermitteln Sie benötigtes Personal, Tools und Materialien.
• Kostenschätzung – Kalkulieren Sie das Budget einschließlich aller Ausgaben.
• Risikobewertung – Identifizieren Sie potenzielle Risiken und entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung.
• Erstellen eines Kommunikationsplans: Legen Sie fest, wie Informationen den Beteiligten vermittelt werden sollen.
• Festlegen von Kennzahlen für die Performance – Legen Sie klare Ziele und Maßstäbe für den Erfolg fest.

Am Ende dieser Phase sollte das Team eine klare Vorstellung davon haben, wie Erfolg im Projekt definiert wird und welche Bedingungen dafür erfüllt sein müssen. Diese Phase ist in der Regel die längste und kritischste Phase des gesamten Projekts.

Wie trägt die Projektplanung zum Erfolg von Projekten bei?

Die Projektplanung leistet einen Beitrag zum Projekterfolg, indem sie Ziele definiert, erforderliche Ressourcen festlegt und Zeitpläne und eine klare Roadmap für die Umsetzung erstellt. Die Planung stellt sicher, dass jedes Teammitglied sich über seine Aufgaben, seine Pflichten und die Ziele des Projektes im Klaren ist. Dank einer effektiven Planung können Risiken frühzeitig identifiziert und Maßnahmen zu ihrer Minderung ergriffen werden. Zudem definiert die Projektplanung den Projektumfang, das Budget und den Zeitplan und legt auf dieser Grundlage Ausgangswerte fest, die zur Nachverfolgung des Projektfortschritts und für mögliche, spätere Anpassungen benötigt werden. Letztendlich garantiert ein gut ausgeführter Plan effektives Arbeiten, verringert die Unsicherheit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt mit den vorgesehenen Inhalten und innerhalb der festgesetzten Budgets und Fristen abgeschlossen wird.

Hier eine Übersicht für die praktische Umsetzung:

• Maximieren Sie die Produktivität: Möglichst kurze Projektlaufzeiten lassen sich nur mit maximaler Produktivität erzielen, insbesondere wenn die Ressourcen begrenzt sind. Effektive Planung und Ausführung sind der Schlüssel zu einer effizienten und termingerechten Projektabwicklung.
• Verbessern Sie die Qualität und Konsistenz: Was wir nicht messen können, lässt sich nicht verbessern. Unternehmen können, indem sie den Projektstatus, -probleme und -ergebnisse sichtbar machen, die Performance überwachen und die Qualität und Konsistenz sowohl ihrer Projektmanagementprozesse als auch der Ergebnisse verbessern.
• Erhöhen Sie Ihre Reaktionsfähigkeit:
Nur Unternehmen, die Projekte solide durchführen, sind in der Lage, sich schnell an veränderte Anforderungen im Unternehmen oder im Markt anzupassen. Eine gründliche Planung und ein effektives Projektmanagement leisten hier wertvolle Beiträge.

Projektportfoliomanagement

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Als Projektportfoliomanagement (PPM) bezeichnet man das zentralisierte Management mehrerer, auf die Unternehmensziele abgestimmter Projekte. Laut dem Project Management Institute (PMI) zielt PPM auf „ein fokussiertes, koordiniertes und realisierbares Projektportfolio, mit dem die Ziele der Organisation erreicht werden können“.

Projektportfoliomanagement ist ein das gesamte Unternehmen betreffender Prozess mit einer Vielzahl von Beteiligten aus verschiedenen Bereichen. Effektiv implementierte PPM-Prozesse schaffen mehr Transparenz, verbessern Prognosen und sorgen für eine bessere Übereinstimmung der Projekte mit den Zielen des Unternehmens. Es erzielt damit bessere wirtschaftlichen Ergebnisse. Unternehmen, die PPM einführen möchten, sollten die Einrichtung eines Projektmanagementbüros (Project Management Office, PMO) und die Investition in ein professionelles PPM-Softwaretool in Betracht ziehen.

Weshalb ist Projektportfoliomanagement wichtig für Unternehmen?

Projektportfoliomanagement ermöglicht Unternehmen eine strategische Herangehensweise an die Verwaltung mehrerer Projekte und ihre Ausrichtung auf die Unternehmensziele.

Zu den Vorteilen, die damit erzielt werden können, zählen der optimierte Einsatz von Ressourcen, verbesserte Kommunikation und Transparenz, eine bessere Steuerung und Kontrolle, die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie sowie besser fundierte Entscheidungen für maximalen ROI und nachhaltigeren Erfolg.

Zahlreiche Unternehmen und Organisationen nutzen bereits erfolgreich die Möglichkeiten von PPM-Softwaretools, um den Nutzen ihrer Projektaktivitäten zu steigern.

Wie unterscheidet sich Projektportfoliomanagement vom Projektmanagement?

Klassisches Projektmanagement fokussiert auf einzelne Projekte: Erfolg bedeutet dabei im Wesentlichen, dass Projekte kontrolliert durchgeführt und fristgerecht, innerhalb ihrer Budgets und mit den geplanten Inhalten fertiggestellt werden.

Dagegen richtet Projektportfoliomanagement mehrere Projekte an der Unternehmensstrategie aus, optimiert die Ressourcenzuweisung und maximiert den wirtschaftlichen Wert des gesamten Projektportfolios.

Projektportfoliomanagement erfordert daher Rollen und Kompetenzprofile mit echtem Fachwissen und der notwendigen Autorität für die Steuerung der Auswahl der im Portfolio enthaltenen Projekte. Für den Übergang vom Projektmanagement zum PPM müssen neue Methoden eingeführt werden, die dem breiteren Aufgabenbereich und der damit einhergehenden, größeren Verantwortung gerecht werden.

Was sind die wichtigsten Komponenten des Projektportfoliomanagements?

Projektportfoliomanagement leistet vielfältige Beiträge zur Sicherung des Erfolgs von projektbasiert arbeitenden Unternehmen:

• Projektauswahl und Priorisierung: Bewertung von Projekten hinsichtlich ihrer Übereinstimmung mit strategischen Zielen, den verfügbaren Ressourcen und ihres potenziellen Nutzens
• Portfolioplanung: Ressourcen-, Zeit-, Budget- und Risikoplanung für das gesamte Portfolio
• Risikomanagement: Erkennen und Mindern von Risiken mit potenziell negativen Auswirkungen auf das Portfolio
• Ressourcenmanagement: Optimierung der projektübergreifenden Ressourcenzuweisung
• Durchführung und Überwachung: Verfolgung der Projektperformance, um Arbeitsfortschritte und die planmäßige Umsetzung sicherzustellen
• Portfolio-Berichterstattung: Information aller relevanten Beteiligten über erzielte Fortschritte, Risiken und Veränderungen in der Zusammensetzung des Portfolios
• Portfolio-Governance: Festlegung von Strukturen und Rollen für Entscheider zur Überwachung des gesamten Projektportfolios
• Realisierung des angestrebten Nutzens: Messung des Portfolioerfolgs anhand von KPIs sowie Überwachung von Kosten, Zeiten und der Übereinstimmung mit Unternehmenszielen

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Projektportfoliomanagement-Software?

Zu den wichtigsten Vorteilen von Projektportfoliomanagement-Software zählen:

• zentralisierte Verwaltung aller Projekte und Ressourcen an einem Ort
• effiziente Zuweisung und Nutzung von Ressourcen für verschiedene Projekte
• bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams und Beteiligten
• Identifizierung und Management von Risiken auf Portfolioebene
• besser fundierte Entscheidungen basierend auf in Echtzeit verfügbaren Informationen und Daten
• verbessertes Reporting und Performance-Überwachung dank anpassbarer Dashboards
• engere Ausrichtung der Projekte an den strategischen Unternehmenszielen

Wie hilft Projektportfoliomanagement, den Ressourceneinsatz zu optimieren?

Projektportfoliomanagement unterstützt die effektive Nutzung von Ressourcen, verbessert die Erfolgsquote von Projekten und hilft, Ineffizienzen zu minimieren. Es führt alle Informationen für einen klaren Überblick über alle Projekte zentral zusammen und ermöglicht es Unternehmen, eine Überlastung von Ressourcen zu vermeiden, den zukünftigen Bedarf zu prognostizieren, die Ressourcenauslastung zu optimieren und letztendlich, besser fundierte Entscheidungen über die Priorisierung oder Verschiebung von Projekten auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen zu treffen.

Zu den gängigsten PPM-Methoden für die effiziente Zuweisung von Ressourcen gehören der kritische Pfad, die kritische Kette (englisch „Critical Chain“) sowie Ressourcenausgleich und -glättung.

Welches sind die häufigsten Herausforderungen im Projektportfoliomanagement?

Spezialisten für Projektportfoliomanagement stehen vor verschiedenen Herausforderungen wie beispielsweise:

• mangelnde Transparenz und Defizite im Reporting, die zu falschen Entscheidungen führen können
• Schwierigkeiten bei der Auswahl und Priorisierung von Projekten, die den strategischen Zielen des Unternehmens dienen
• begrenzte Ressourcen (Zeit, Budget, Personal), woraus Probleme bei der effektiven Verteilung auf verschiedene Projekte entstehen
• Störungen durch Änderungen der Prioritäten des Unternehmens
• einander widersprechende Erwartungen und Interessen der Stakeholder
• fehlende konsistente und standardisierte Prozesse für die Verwaltung des Portfolios

Wie setzen Unternehmen Prioritäten bei Projekten innerhalb eines Portfolios?

Projektportfoliomanagement hilft Unternehmen bei der Priorisierung, indem es Projekte mit strategischen Zielen in Einklang bringt, ihren potenziellen Nutzen bewertet und begrenzte Ressourcen optimal verteilt. Der Prozess nutzt in der Regel eine Mischung aus qualitativen und quantitativen Methoden und stellt damit sicher, dass die Projekte mit dem größten Nutzen vorangetrieben werden.

Zur Priorisierung von Projekten müssen zudem klare Projektziele definiert und die Projekte anhand der Ziele und nach Kriterien wie dem ROI und ihrem Beitrag zum Erreichen strategischer Vorgaben bewertet werden.

Welche Best Practices zur Umsetzung von Projektportfoliomanagement gibt es?

Eine erfolgreiche Einführung von Projektportfoliomanagement erfordert sorgfältige Planung und die Beachtung einer Reihe von Best Practices:

• Ausrichtung der Projekte an langfristigen, strategischen Zielen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass jede Initiative zum Erreichen dieser Ziele beiträgt
• Schaffung klarer Strukturen für die Portfolio- und Projektsteuerung, mit definierten Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungsprozessen, die Verantwortlichkeiten und Kontrolle gewährleisten
• Implementierung standardisierter Prozesse für die Auswahl von Projekten und die Zuweisung von Ressourcen für mehr Konsistenz
• Überwachung und Reporting, um in Echtzeit Informationen zum Projektfortschritt, zu Risiken und zur Auslastung von Ressourcen zu erhalten
• Reviews und Feedback zu Projekten, um Prozesse im Laufe der Zeit zu verbessern

Welche Branchen profitieren am meisten von Projektportfoliomanagement?

Verschiedene Branchen vertrauen in hohem Maße auf Projektportfoliomanagement für das Management komplexer, ressourcenintensiver Projekte und zur Abstimmung von Initiativen auf Unternehmensstrategien:

• Gesundheitswesen: PPM unterstützt Krankenhäuser und Organisationen des Gesundheitswesens bei der Verwaltung von Infrastruktur- oder Technologieprojekten und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie eine optimale Nutzung von Ressourcen.
• Verarbeitendes Gewerbe: Fertigungsunternehmen nutzen PPM häufig zur Verwaltung neuer Produktentwicklungs- und Prozessverbesserungsprojekte, um den Einsatz von Personal-, Material- und Finanzressourcen zu optimieren und gleichzeitig die Übereinstimmung der Projekte mit den Produktionszielen zu gewährleisten.
• Pharma und Biotechnologie: Pharmaunternehmen benötigen einen detaillierten Überblick über alle Projekte für ein effektives Management der Arzneimittelentwicklung in allen Phasen. PPM steigert die Produktivität und sichert gleichzeitig die Einhaltung von Compliance- und Qualitätsstandards, die in diesem stark regulierten Sektor eine entscheidende Rolle spielen.
• Finanz- und Bankwesen: PPM unterstützt Finanzinstitute bei der Transformation ihres Geschäfts und der Digitalisierung von Prozessen. In der Regel nutzen sie PPM, um die Projektauswahl, das Risikomanagement und die Ressourcenzuweisung zu optimieren und sicherzustellen, dass die Projekte den gesetzlichen Anforderungen und den Bedürfnissen des Marktes gerecht werden.
• IT: IT-Organisationen nutzen PPM, um komplexe Technologieprojekte zu verwalten. Auch Unternehmen, die in der Technologieentwicklung und -innovation tätig sind, setzen bevorzugt auf agile PPM-Frameworks.

Wie unterstützt Projektportfoliomanagement die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie?

Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass jedes Projekt innerhalb eines Portfolios unmittelbar dazu beiträgt, dass ein Unternehmen seine strategischen Ziele erreicht. Ein strukturierter Ansatz für die Projektauswahl und -priorisierung hilft bei der Identifizierung von und der Konzentration auf Initiativen, die mit Blick auf langfristige Ziele den größten Nutzen bringen.

Darüber hinaus unterstützt das Projektportfoliomanagement Unternehmen aller Branchen bei der Umsetzung ihrer Transformationspläne, bei der Anpassung an neue Kundenerwartungen, bei der Einführung neuer Technologien und bei der raschen Umsetzung von Innovationen.

Und schließlich sorgt PPM für eine kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung, anhand derer Unternehmen Projektfortschritte verfolgen und das Portfolio bei Bedarf anpassen und so sicherstellen können, dass auch sich verändernde strategische Vorgaben jederzeit eingehalten werden.

Welche Tools werden im Projektportfoliomanagement üblicherweise eingesetzt?

Im Projektportfoliomanagement werden Tools und Frameworks eingesetzt, um Projekte zu priorisieren und die Ressourcenzuweisung und die Überwachung der Performance zu optimieren. Erfolgreiches PPM erfordert in der Regel:

• Analyse-Frameworks und -techniken wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Risikomatrizes, gewichtete Scoring-Modelle
• Finanzmetriken und KPIs wie ROI-, Kapitalwertberechnungen sowie Berechnungen des internen Zinsfußes
• Professionelle PPM-Tools, die Dashboards zur Visualisierung des Zustands des Portfolios und Funktionen zur Modellierung von Szenarien bieten, mit deren Hilfe sich Projekte mit der Unternehmensstrategie abgleichen, Kapazitäten planen und Finanzanalysen durchführen lassen
• Kollaborationssoftware zur Erleichterung einer durchgehenden Kommunikation und Teamarbeit

Mit welchen Metriken lässt sich der Erfolg eines Projektportfoliomanagements messen?

Unternehmen nutzen eine Reihe von KPIs, um die Effektivität ihres Projektportfoliomanagements zu bewerten und sicherzustellen, dass ihre Projekte Mehrwert generieren.

• Investitionsrentabilität (ROI): Misst den finanziellen Ertrag von Projekten im Verhältnis zu ihren Kosten.
• Projekterfolgsquote: Überwacht, zu welchem Prozentsatz Projekte rechtzeitig, mit den geplanten Inhalten und ohne Budgetüberschreitung abgeschlossen werden.
• Ressourcenauslastung: Bewertet, wie effizient Ressourcen (Zeit, Budget und Personal) auf das gesamte Portfolio verteilt und genutzt werden.
• strategische Ausrichtung: Bewertet den Anteil der Projekte im Portfolio, die auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.
• Einhaltung von Zeitplan und Budget: Misst, ob die im Portfolio enthaltenen Projekte gesetzte Termine einhalten und innerhalb ihrer Finanzbudgets bleiben.
• Zufriedenheit der Stakeholder: Hier wird gemessen, wie gut das Portfolio die Erwartungen und Bedürfnisse der Stakeholder erfüllt.

Wie verbessert das Projektportfoliomanagement die Entscheidungsfindung?

Projektportfoliomanagement (PPM) ermöglicht einen umfassenden, datengestützten Überblick über alle Projekte und verbessert damit die Entscheidungsfindung. Entscheidungsträger können mit PPM dank zentral verfügbarer Daten zum Projektstatus, zur Ressourcenzuweisung, zum Abgleich erzielter Resultate mit dem Budget und zu Risiken fundierte Entscheidungen treffen. Diese Transparenz hilft ihnen, die Übereinstimmung von Projekten mit strategischen Zielen zu bewerten, die für das Unternehmen wertvollsten Initiativen zu priorisieren und Probleme zu erkennen, bevor sie eskalieren.

Zudem erleichtert PPM die Szenarioplanung und erlaubt es Führungskräften, unterschiedliche, mögliche Ergebnisse von Projekten zu simulieren. Letztendlich steigert PPM die Agilität und ermöglicht es Unternehmen schneller zu reagieren und sich anzupassen, wenn sich Prioritäten verändern.

Welche Aufgaben erfüllt der Projektportfoliomanager?

Aufgabe der Experten für Projektportfoliomanagement ist es, dafür zu sorgen, dass die richtigen Projekte ausgewählt und effizient durchgeführt werden. Sie sind vorrangig zuständig für:

• Projektauswahl und Priorisierung: Bewertung und Auswahl der besten Projekte, basierend auf ihrem Nutzen für das Unternehmen, den erforderlichen Ressourcen und möglichen Risiken
• Ressourcenzuweisung: Optimierung des Ressourceneinsatzes (Budget, Personal) in allen Projekten, um eine effiziente Auslastung zu gewährleisten und Engpässe oder Überlastungen zu vermeiden
• Risikomanagement: Identifizierung und Management von Risiken und potenziellen Problemen auf Portfolioebene
• Performance-Überwachung: Analyse des Projektfortschritts anhand von Metriken, um die Performance zu bewerten und Anpassungen vorzunehmen
• Reporting: Regelmäßige Information der Stakeholder über den aktuellen Stand und Steuerung ihrer Erwartungen in Bezug auf den Projektfortschritt und die Performance des Portfolios
• strategische Ausrichtung: Sicherstellen, dass das Portfolio die strategischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens unterstützt
• Optimierung des Portfolios: Kontinuierliche Bewertung des Portfolios und Durchführung notwendiger Anpassungen, um die Effizienz zu steigern und die Übereinstimmung der Projekte mit den Prioritäten des Unternehmens auch bei Veränderungen jederzeit zu gewährleisten

Projektportfoliomanagement

Weshalb ist Projektportfoliomanagement wichtig?

Projektportfoliomanagement bietet einen strukturierten Ansatz zur Erfassung und gemeinsamen Nutzung von Projektdaten im gesamten Unternehmen und ermöglicht so intelligentere und schnellere Entscheidungen.

In einem Projektportfoliomanagement-Framework arbeiten die Projektmanager mit den Beteiligten im gesamten Unternehmen zusammen, um realistische Zeitpläne auszuhandeln. Dabei stützen Sie sich auf Erkenntnisse aus früheren und laufenden Projekten, um Budgets und Fertigstellungstermine exakt abschätzen zu können. Besonders wichtig ist das in Unternehmen mit niedrigem Projektmanagement-Reifegrad, wo möglicherweise Aufgaben unterschätzt und Zeitpläne für eine schnellere Fertigstellung verkürzt werden. Eine ordnungsgemäße Planung trägt dazu bei, dass Projekte innerhalb des Budgets und der Fristen bleiben, bei gleichzeitig gleichbleibender Qualität der Ergebnisse über mehrere Projekte hinweg.

Portfoliomanager oder PMOs verfolgen und überwachen den Projektfortschritt mit Hilfe von Tools und Prozessen, mit denen sie Daten sammeln und einen klaren Überblick über den Zustand aller Projekte auf Portfolioebene erhalten. Auf diese Weise können sie erkennen, welche Projekte eine gute Performance erbringen und einen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten. Bei Bedarf lassen sich Anpassungen vornehmen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Letztendlich verbessert das Projektportfoliomanagement das Verständnis des Unternehmens für seine Projektinvestitionen.

Worin liegen die Vorteile der Einführung eines Projektportfoliomanagements?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist sowohl ein Aufgabenbereich als auch ein Prozess, der die Erfolgsquote projektbasiert arbeitender Unternehmen erheblich steigern kann, insbesondere, wenn sie eine große Anzahl kritischer Projekte verwalten. Indem PPM Projektmanagementaktivitäten strukturiert und unternehmensweit standardisiert, hilft es Unternehmen, klare Ziele zu definieren, realistisch zu planen und die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Das führt zu qualitativ besseren Ergebnissen und gewährleistet die strategische Ausrichtung der Projekte auf die Gesamtziele des Unternehmens.

Projektportfoliomanagement ermöglicht es Unternehmen, Projekte nach ihrer strategischen Bedeutung zu priorisieren und so zu gewährleisten, dass ihre Ressourcen in die Initiativen fließen, die den größten Nutzen bringen. Zudem verbessert PPM die Kommunikation, die Zusammenarbeit und Entscheidungsprozesse zwischen Teams und Interessenvertretern. So ermöglicht es einen eher ganzheitlichen Ansatz für das Projektmanagement. Eine Studie des Project Management Institute ergab, dass Unternehmen, die Projektportfoliomanagement nicht als strategische Kompetenz betrachten, im Durchschnitt 50 % mehr Misserfolge bei ihren Projekten verzeichnen. Das unterstreicht die entscheidende Rolle, die PPM für den Erfolg von Projekten, für ihre Ergebnisse und für das gesamte Unternehmen spielt.

Wie können Unternehmen ihre Projekte im Projektportfoliomanagement priorisieren?

Projektportfoliomanagement hilft Unternehmen, Projektideen zu priorisieren, die richtigen Ressourcen zuzuweisen und effizient auszuführen.

Mithilfe standardisierter Bewertungsmethoden können PMOs die Projekte auswählen, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens im Einklang stehen und den größten Nutzen bringen. Portfoliomanagement kann jedoch nur effektiv sein, wenn es im gesamten Unternehmen einheitlich integriert wird und Anwendung findet. Jeder, von der Leitung bis zu den Mitgliedern der Projektteams, muss in Prioritäten denken.
Software für das Ideen- und Bedarfsmanagement standardisiert die Aufnahme, die Bearbeitung, die Genehmigung und die Priorisierung von Projektideen, Anfragen, Vorschlägen und Business Cases. Sie gestaltet den Prozess effizienter und unterstützt Unternehmen bei der Priorisierung von Projekten. Sie hilft auch, eingehende geplante und ungeplante Projektanforderungen zu verwalten und die ständigen Veränderungen in der Ideen-, Bedarfs- und Projektpipeline zu bewältigen.

Projektsteuerung

Was ist Projektsteuerung?

Projektsteuerung – englisch “Project Governance” – ist ein Rahmenwerk, das Unternehmen einen Überblick über alle Elemente bietet, die den Erfolg, die Effektivität und den Wert von Projekten oder Portfolios beeinflussen.
Die Projekt- und PMO-Steuerung geht über diese reine Bewertung der Projektperformance hinaus und betrachtet sämtliche Projekte aus der Perspektive des Unternehmens. Mit einer Top-Down-Projektsteuerungsstruktur können Unternehmen gewährleisten, dass Projekte planmäßig verlaufen und zusätzlich im Projektmanagementprozess übergeordnete Aspekte wie neue Möglichkeiten für das Unternehmen oder neu entstandene oder erkannte Risiken berücksichtigen.

Warum ist die Projektsteuerung im Projektmanagement wichtig?

Ein Project-Governance-System legt den Fokus darauf, die richtigen Informationen an die richtigen Personen weiterzugeben, damit diese fundierte Entscheidungen treffen können. In dem es die Konsistenz und den standardisierten Ablauf aller Projektportfoliomanagementprozesse sicherstellt, trägt ein Governance-System dazu bei, reibungslose Abläufe aufrechtzuerhalten

Aufgabe der Projektsteuerung ist es, Manager im operativen Bereich und Entscheidungsträger in der Unternehmensführung zu unterstützen und in die Lage zu versetzen, an der Auswahl von Projekten, ihrer Priorisierung, der Planung, dem Zeitplan und dem Projektmanagement mitzuwirken. Als umfassender Rahmen für projekt- und portfoliobezogene Entscheidungen legt ein gut strukturiertes Governance-System auch fest, wie die Projektbeteiligten kommunizieren, zusammenarbeiten und relevante Informationen austauschen.

Welche Komponenten bestimmen den Erfolg der Projektsteuerung?

Um die Ziele der Projektsteuerung zu erreichen, müssen sich die Beteiligten und die Mitglieder des Lenkungsausschusses mit einigen wichtigen Komponenten befassen:

• Risiko: EPMOs und Entscheidungsträger müssen mit Hilfe des Risikomanagements potenzielle Probleme erkennen und abmildern und in die Risikoanalyse auch das gesamte Unternehmen betreffende Faktoren einbeziehen.
• Portfolios: Als Teil der Projektsteuerung befasst sich das Portfoliomanagement mit der Verwaltung und Priorisierung von Projekten in verschiedenen Teams sowie mit Regeln und Richtlinien für die Organisation und Zuweisung von Ressourcen.
• Organisation: Eine erfolgreiche Projektsteuerung erfordert eine starke Führung und eine klare Organisationsstruktur, die die Leitungsebene, die Portfolio-Teams und die Projektmanager gleichermaßen in die Projektarbeit einbezieht.
• Stakeholdermanagement: Die Identifizierung und das Management der verschiedenen Interessengruppen ist von entscheidender Bedeutung für eine regelmäßige Kommunikation und um unterschiedliche Erwartungen zusammenführen zu können.
• Strategie: Die Projektsteuerung stellt sicher, dass die Projekte im Einklang stehen mit der Unternehmensstrategie, dass die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden und dass die Unterstützung zur Erreichung der Ziele gegeben ist.

Projektsteuerung

Wie verbessert die Projektsteuerung die Projektergebnisse?

Eine wirksame Projektsteuerung (englisch: “Project Governance”) umfasst klare Regelungen und Richtlinien für die Überwachung aller Phasen und Elemente der im Portfolio enthaltenen Projekte. Dazu gehören die Verwaltung des Bedarfs, die Auswahl von Projekten, die Überwachung der Ausführung und die Verfolgung von Fortschritten mit dem Ziel, die Projektergebnisse zu verbessern.

Der Hauptzweck der Projektsteuerung ist die Unterstützung von Managern im operativen Betrieb und von Entscheidern mit Leitungsfunktion bei Aktivitäten wie der Projektauswahl, dem Setzen von Prioritäten, der Planung, der Terminierung und im Gesamtmanagement.

Als umfassendes Framework für Projekte und Portfolios betreffende Entscheidungen verbessert ein gut konzipiertes Project-Governance-System auch die Projektergebnisse. Dazu werden standardisierte Verfahren für die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Austausch wichtiger Informationen zwischen den Projektbeteiligten festgelegt.

Welche Rollen sind typischerweise an der Projektsteuerung beteiligt?

Ein Project-Governance-System spielt eine wichtige Rolle bei der Überwachung, dem Risikomanagement, der Sicherung des Projekterfolgs und der Ausrichtung des Projekts auf die strategischen Ziele des Unternehmens. Projektsteuerung umfasst in der Regel mehrere Schlüsselrollen, die eine effektive Entscheidungsfindung, die Überwachung und die Ausrichtung der Projekte an den Unternehmenszielen gewährleisten. Zu diesen Rollen zählen in vielen Fällen:

• der Projektsponsor: Diese Führungskraft setzt sich für das Projekt ein, sichert Ressourcen, gibt die strategische Richtung vor und stellt sicher, dass das Projekt mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
• der Lenkungsausschuss: Eine Gruppe von hochrangigen Interessenvertretern oder Entscheidungsträgern, die Richtlinien vorgeben, wichtige Entscheidungen genehmigen und dafür Sorge tragen, dass das Projekt im Einklang mit den Unternehmenszielen steht.
• das Projektmanagementbüro (PMO): Eine zentrale Stelle, die Projektmanagementprozesse standardisiert, Unterstützung bietet und die Übereinstimmung der Projekte mit den strategischen Zielen sicherstellt.
• die Stakeholder: Einzelpersonen oder Gruppen, die ein Interesse an dem Projekt haben, einschließlich Endanwender, Abteilungsleiter und aller Parteien, die von den Projektergebnissen betroffen sind.

Dies sind nur einige Beispiele für Fachleute, die zur Projektsteuerung beitragen können. Im Einzelfall hängt die Zusammensetzung der Mitwirkenden von den Inhalten, der Art und den Zielen des Portfolios eines Unternehmens ab.

In welcher Beziehung stehen Projektsteuerung und das Projektportfoliomanagement zueinander?

Mit effektiven Prozessen und Projektsteuerung legen Unternehmen die Grundlage für die Entwicklung von Strategien für Verbesserungen in allen Bereichen.

Häufig führen Unternehmen Projektportfoliomanagement (PPM) ein, um ihre projektbezogenen Aktivitäten stärker zu standardisieren und zu vereinheitlichen. Es gibt unzählige Möglichkeiten, Projekte und Portfolios zu planen, zu überwachen und zu verwalten. Daher können Projektmanager verschiedene Methoden, Definitionen und Kennzahlen einsetzen. In allen Fällen wird sich ihre individuelle Wahl aber auf die Gesamtperformance des Unternehmens auswirken.

PPM zielt darauf ab, standardisierte Prozesse zu definieren, die die Projektsteuerung verbessern und die Konsistenz zwischen den Projektteams gewährleisten. Das Projektmanagementbüro (PMO) spielt eine Schlüsselrolle dabei, sicherzustellen, dass Geschäftsbereiche, Teams und Projektmanager die gleichen Prozesse anwenden und einheitliche Grundlagen für die Verwaltung aller Projektaufgaben nutzen. Dies umfasst alles von der Verwaltung von Projektideen und der Berichterstattung an die Geschäftsführung bis hin zur Überwachung der Performance und zur teamübergreifenden Kommunikation. Darüber hinaus entscheidet das PMO auch über die Auswahl einer Projektmanagement-Methode, oder auch einer Kombination mehrerer Methoden, da mittlerweile immer mehr Unternehmen agiles, Wasserfall- oder Critical-Chain-Projektmanagement in hybriden Modellen kombinieren.

Wie können Unternehmen ein funktionierendes Framework für die Projektsteuerung einführen?

Für fundierte Entscheidungen und die Auswahl der für die individuellen Herausforderungen und Ziele eines Unternehmens am besten geeigneten Struktur prüfen PMOs in der Regel die bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe für die Projektabwicklung. Sie bewerten die Ergebnisse früherer Projekte, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Auf diese Weise können die Unternehmen spezifische Probleme angehen, die möglicherweise zuvor die Performance des Unternehmens beeinträchtigt haben.
Neben der Definition von Standardprozessen und -methoden für das Project Governance Framework stellen die Unternehmen sicher, dass Best Practices erfolgreich übernommen und umgesetzt werden. Ihre PMOs beaufsichtigen dann die Projektarbeit, um die Standards durchzusetzen und die korrekte Anwendung der Richtlinien sicherzustellen.

Um Prozesse zu beschleunigen und allen Beteiligten Zugang zu denselben Informationen zu ermöglichen, kann der Einsatz einer PPM-Softwarelösung sehr effektiv sein. Mit solchen Plattformen können Teams Projektdaten verfolgen und aufzeichnen, Ressourcen einsehen, Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen, potenzielle Risiken bewerten und vieles mehr.

Ressource

Was ist eine Ressource im Projektmanagement?

Im Projektmanagement und PPM bezieht sich der Begriff Ressource auf jedes Gut, das für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich ist. Ressourcen können verschiedenste Elemente umfassen, die für Projektaktivitäten unerlässlich sind. Dazu gehören Mitarbeiter wie Teammitglieder und Spezialisten, Equipment wie Werkzeuge, Maschinen und Technologie, Einrichtungen wie Büroräume oder Produktionsflächen, für die Projektdurchführung erforderliche Finanzmittel, sowie alle anderen materiellen oder immateriellen Vermögenswerte, die für einen erfolgreichen Projektabschluss benötigt werden.

Im Grunde sind also sämtliche, für die effiziente Durchführung von Projektaufgaben und das Erreichen gesetzter Ziele erforderlichen Materialien, Vermögenswerte und Dienstleistungen Ressourcen.

Ressourcenzuweisung

Was ist Ressourcenzuweisung?

Im Projektportfoliomanagement bezeichnet der Begriff “Ressourcenzuweisung” den Prozess der effizienten Zuweisung von Teammitgliedern und Budgets zu Projekten. Genauer gesagt geht es um die Optimierung von Abläufen und darum, dass PMOs die Bearbeitung von Projektaufgaben im vorgegebenen Zeitplan sicherstellen.

Für eine effiziente Ressourcenzuweisung wird in der Regel ein Ressourcenzuweisungsplan verwendet – eine strukturierte Übersicht über alle Ressourcen, die zur Durchführung eines Projekts benötigt werden. Der Plan dient als Leitfaden für Ihr Team und informiert die Mitarbeiter darüber, wer wann und mit wem woran arbeiten wird.

Weshalb ist die Ressourcenzuweisung eine wichtige Aufgabe im Projektmanagement?

Oft werden der Ressourcenzuweisung und dem Ressourcenmanagement weniger Aufmerksamkeit geschenkt als dem damit zusammenhängenden Konzept des Risikomanagements, dabei sind erstere zweifellos wichtiger. Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder die richtigen Aufgaben bearbeiten. Falsch zugewiesene Ressourcen können Mitarbeiter frustrieren, verunsichern oder demotivieren. Möglicherweise empfinden sie das als mangelnde Wertschätzung, die ihre Produktivität mindert.

Darüber hinaus trägt die richtige Ressourcenzuweisung dazu bei, die Effizienz zu optimieren, Überlastung oder mangelnde Auslastung von Ressourcen zu vermeiden und das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen zu halten. So können Projekte erfolgreich bearbeitet und Ziele erreicht werden.

Welche verschiedenen Arten der Ressourcenzuweisung gibt es?

Zu Beginn des Planungsprozesses sind „weiche“ Ressourcenzuweisungen üblich, d. h. es werden allgemeine Rollen auf der Grundlage bestimmter Attribute zugewiesen, anstatt bestimmte Personen oder spezifisches Equipment festzulegen. Mit fortschreitendem Projekt müssen jedoch spezifische Arbeitskräfte oder Equipment bestimmt werden, die zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügbar sind, um den Projektzeitplan einzuhalten. Wenn Sie die Qualifikationen der Ressourcen kennen und wissen, wann sie verfügbar sind, können Sie benannte Ressourcen („harte“ Zuordnungen) für die Arbeit an Ihrem Projekt zielgenau auswählen und zuweisen.

Außerdem gibt es verschiedene Methoden der Ressourcenzuweisung im Projektportfoliomanagement (PPM). Drei davon sind besonders effizient und flexibel: Kritischer Pfad, kritische Kette (englisch “Critical Chain”) und Ressourcenausgleich und -glättung.

Knappe oder kritische Ressourcen können teuer sein, daher ist die Optimierung ihres Einsatzes für die Wertmaximierung von entscheidender Bedeutung. Eine Überlastung der Humanressourcen kann jedoch die Arbeitsmoral und die Produktivität beeinträchtigen. Deshalb ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht für eine optimale Auslastung zu finden.

• Kritischer Pfad: Bei dieser Methode wird ein Projekt geplant, indem die Reihenfolge der Aufgaben festgelegt wird, die für eine rechtzeitige Fertigstellung erforderlich sind. Die Methode eignet sich am besten für vorhersehbare Projekte mit klaren Ergebnissen, da sie darauf abzielt, den Ressourcenbedarf frühzeitig zu ermitteln, um spätere Probleme zu vermeiden. “Critical Path Management – CPM” konzentriert sich auf das Aufgabenmanagement und geht davon aus, dass alle Ressourcen gleichzeitig verfügbar sind.
• Kritische Kette: Ähnlich wie der kritische Pfad legt die kritische Kette (englisch “Critical Chain”) den Schwerpunkt auf die Einhaltung des Projekttermins, konzentriert sich aber zusätzlich auf das Ressourcen- und Puffermanagement. Die Projektplanung wird wie ein Staffellauf betrachtet – die schnelle Erledigung von Aufgaben und deren Weitergabe ist der Schlüssel zum Einhalten des Zeitplans.
• Ressourcenausgleich und -glättung: Diese Methoden berücksichtigen sich im Projektverlauf verändernden Ressourcenbedarf. Bei der Ressourcenanpassung wird der Zeitplan geändert, um Ressourcenschwankungen auszugleichen, während bei der Ressourcenglättung sichergestellt wird, dass kritische Aufgaben gut unterstützt werden, wobei die Fristen Vorrang vor der Flexibilität haben.

Wie wirkt sich die Ressourcenzuweisung auf den Zeitplan des Projekts aus?

Eine effiziente Ressourcenzuweisung ist zwingend erforderlich, um Projektfristen einhalten zu können. Mit der effektiven Zuweisung von Ressourcen können Projektmanager sicherstellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden und das Projekt reibungslos verläuft. Eine ordnungsgemäße Ressourcenzuweisung hilft, Verzögerungen, Engpässe und Abhängigkeiten zu vermeiden, die andernfalls den Zeitplan durcheinander bringen und zu Projektverzögerungen führen könnten. Wenn Ressourcen wie Personal, Equipment und Budget effizient genutzt werden, können Projektmanager potenzielle Probleme vorhersehen, sie proaktiv lösen und das Projekt auf Kurs halten. Dies verbessert die Effizienz und verringert gleichzeitig das Risiko von Störungen, die das Projekt aus der Bahn werfen oder zu Fristüberschreitungen führen könnten.

Welches sind die häufigsten Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung?

Herausforderungen und Probleme bei der Ressourcenzuweisung wie beispielsweise ungenügende Fähigkeiten, ungenaue Prognosen und Kommunikationsprobleme können die Leistung von PMOs und projektbasiert arbeitenden Unternehmen beeinträchtigen.

Zu den häufigen Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung zählen:

• Überlastung – Zuweisung von mehr Aufgaben, als die Ressourcen bewältigen können, was zu Burnout und Verzögerungen führt
• Unterallokation – Nicht vollständige Nutzung der verfügbaren Ressourcen, was zu Ineffizienzen führen kann
• Ressourcenkonflikte – konkurrierende Anforderungen an dieselben Ressourcen für verschiedene Projekte oder Aufgaben
• Ressourcentransparenz – Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Verfügbarkeit und Auslastung der Ressourcen in Echtzeit
• Unpassende Qualifikationen – Zuweisung von Aufgaben an Ressourcen, die nicht über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, was sich auf Qualität und Effizienz auswirkt
• Unvorhergesehene Änderungen – unerwartete Änderungen der Ressourcenverfügbarkeit oder des Projektumfangs, wodurch die Zuweisungsplanung hinfällig werden kann

Welche Tools werden für die Ressourcenzuweisung verwendet?

Der Markt bietet eine Vielzahl von spezialisierten Ressourcen- und Kapazitätsmanagement-Tools, die Grundsätze des Projektmanagements und des Personalmanagements miteinander verbinden. Diese Tools für die Ressourcenzuweisung sollen Unternehmen dabei helfen, sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden ihrer Teammitglieder zu steigern.

Software für das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung ermöglicht es Unternehmen, die für Projekte benötigten Personal-, Material- und manchmal auch Finanzressourcen zu überwachen und zu planen. Mit diesen Tools können Projekt- und Ressourcenmanager die Verfügbarkeit von Ressourcen mit dem Bedarf abgleichen und so die Zuweisung und Nutzung optimieren.

Im Projektverlauf ist auch die Überwachung des Projektfortschritts und des Ressourceneinsatzes von entscheidender Bedeutung. Dadurch wird sichergestellt, dass der Bedarf an Ressourcen verfolgt und die tatsächliche Auslastung bei der Planung von Zuweisungen beachtet werden.

Spezielle Software für das Projektportfoliomanagement (PPM) und das Ressourcenmanagement sind hierfür die effektivsten Werkzeuge. PPM-Software ermöglicht Ressourcenmanagement und Projektverfolgung in Echtzeit und hilft, Probleme oder Veränderungen in den Anforderungen eines Projektes schnell zu erkennen.

Wie lässt sich die Ressourcenzuweisung optimieren?

Um einen modernen Ressourcenzuweisungsplan zu erstellen, müssen Sie die Anforderungen von Projekten mit dem Personal, der Zeit und den Tools zur Deckung bringen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Der Plan sollte flexibel und praktikabel sein und einen klaren Überblick über das Projekt bieten, gleichzeitig bei Bedarf aber auch Anpassungen zulassen. Solch ein effektiver Plan lässt sich in fünf Schritten erstellen:

• Identifizieren Sie die in Ihrem Team vorhandenen Ressourcen: Machen Sie sich ein Bild von den Fähigkeiten und Stärken Ihres Teams, um Aufgaben optimal zuordnen zu können, und ermitteln Sie, welche Ressourcen verfügbar sind.
• Bestimmen Sie den Projektbedarf: Listen Sie alle Projektanforderungen auf, von den Tools bis zur Bearbeitungszeit, um sicherzustellen, dass alles bereitsteht, was Sie benötigen, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
• Erstellen Sie eine Übersicht über die Ressourcenzuweisung: Gleichen Sie die Ressourcen mit den Projektanforderungen ab, beraten Sie sich mit dem Team und prüfen Sie die Verfügbarkeit, um einen soliden Plan zu erstellen.
• Identifizieren Sie Risiken: Erkennen Sie potenzielle Hindernisse oder Ressourcenmangel und planen Sie Anpassungen oder zusätzliche Unterstützung, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Überwachen Sie und passen Sie an: Bleiben Sie flexibel, überwachen Sie den Einsatz der Ressourcen und passen Sie den Plan bei Bedarf an, um neu auftretende Probleme oder Änderungen in der Verfügbarkeit von Ressourcen zu berücksichtigen.

Worin unterscheiden sich Ressourcenzuweisung und Ressourcenplanung?

Im Projektportfoliomanagement sind die Ressourcenzuweisung und die Ressourcenplanung zwei unterschiedliche, aber eng miteinander verbundene Konzepte:

• Der Prozess der Zuweisung verfügbarer Ressourcen wie Personal, Werkzeuge und Material zu bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb eines Projekts wird als Ressourcenzuweisung bezeichnet. Sie gewährleistet die effiziente Verteilung der erforderlichen Ressourcen entsprechend den Projektanforderungen, der Verfügbarkeit und dem jeweiligen Qualifikationsniveau.
• Auf der anderen Seite beinhaltet die Ressourcenplanung die Organisation und Planung der Zeiten, zu denen die Ressourcen für bestimmte Aufgaben innerhalb des Projektzeitrahmens eingesetzt werden. Sie legt den Zeitplan für den Einsatz der Ressourcen fest und gewährleistet, dass sie verfügbar sind, wenn sie benötigt werden. Auf diese Weise trägt die Ressourcenplanung dazu bei, Konflikte oder übermäßige Zuweisungen zu vermeiden.

Kurz gesagt: Bei der Planung wird festgelegt, wann die Ressourcen im Laufe eines Projekts eingesetzt werden, bei der Zuweisung werden den Aufgaben die entsprechenden Ressourcen zugeteilt.

Welche Best Practices für die Ressourcenzuweisung gibt es?

Eine effektive Ressourcenzuweisung muss die Art und den Umfang der Arbeit sowie die Übergänge von einer Aufgabe zur folgenden, aber auch die Präferenzen jedes einzelnen Mitarbeiters und mögliche Abweichungen zwischen geplanter und geleisteter Arbeit berücksichtigen.

Entsprechend gehören zu den Best Practices in der Ressourcenzuweisung:

• Bewertung der Ressourcenverfügbarkeit: Machen Sie sich vor der Zuweisung von Ressourcen ein Bild von deren Fähigkeiten, Erfahrung und Verfügbarkeit.
• Abstimmung der Ressourcen auf die Projektziele: Ordnen Sie die richtigen Ressourcen den richtigen Aufgaben zu, basierend auf ihren Stärken und ihrem Fachwissen.
• Priorisierung kritischer Aufgaben: Weisen Sie zunächst den Aufgaben mit hoher Priorität die benötigten Ressourcen zu, um die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts sicherzustellen.
• Überwachung der Auslastung: Überwachen Sie fortlaufend die Auslastung der Ressourcen, um eine Überlastung oder zu geringe Auslastung zu vermeiden.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Passen Sie die Ressourcenzuweisung an, wenn sich die Anforderungen des Projekts ändern oder unerwartete Probleme auftreten.

Wie wirkt sich die Ressourcenzuweisung auf die Projektkosten aus?

Da mit der Zuweisung von Ressourcen festgelegt wird, wie gut sie genutzt werden, wirkt sie sich direkt auf die Projektkosten aus. Eine angemessene Zuweisung gewährleistet die effiziente Nutzung von Ressourcen und verhindert eine zu geringe Auslastung, also eine Verschwendung von Ressourcen, und eine Überlastung, die zu Burnout und Verzögerungen führen kann. Die Optimierung der Ressourcenzuweisung reduziert Leerlaufzeiten, verringert den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen und vermeidet teure Verzögerungen oder Nacharbeiten. Damit trägt sie dazu bei, die Kosten im geplanten Budget zu halten.

Entsprechend gehören zu den Best Practices in der Ressourcenzuweisung:

• Bewertung der Ressourcenverfügbarkeit: Machen Sie sich vor der Zuweisung von Ressourcen ein Bild von deren Fähigkeiten, Erfahrung und Verfügbarkeit.
• Abstimmung der Ressourcen auf die Projektziele: Ordnen Sie die richtigen Ressourcen den richtigen Aufgaben zu, basierend auf ihren Stärken und ihrem Fachwissen.
• Priorisierung kritischer Aufgaben: Weisen Sie zunächst den Aufgaben mit hoher Priorität die benötigten Ressourcen zu, um die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts sicherzustellen.
• Überwachung der Auslastung: Überwachen Sie fortlaufend die Auslastung der Ressourcen, um eine Überlastung oder zu geringe Auslastung zu vermeiden.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Passen Sie die Ressourcenzuweisung an, wenn sich die Anforderungen des Projekts ändern oder unerwartete Probleme auftreten.

Risikomanagement

Was ist Risikomanagement im Projektmanagement?

Risiken, die sich auf Unternehmen auswirken, können deren wirtschaftlichen Erfolg und ihren Ruf beeinträchtigen und Folgen für die Umwelt, die Sicherheit und die Gesellschaft haben. Solche Bedrohungen können durch finanzielle Unsicherheit, rechtliche Verpflichtungen, Managementherausforderungen, Unfälle, Naturkatastrophen oder anderen unvorhersehbare Ursachen entstehen.

Unternehmen benötigen ein wirksames Risikomanagement, um in einem von Unsicherheit geprägten Umfeld erfolgreich sein zu können. Das Risikomanagement umfasst die Identifizierung, Bewertung und Priorisierung von Risiken (wie in ISO 31000, “Die Auswirkung von Ungewissheit auf Ziele”, definiert), um die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen negativer Ereignisse zu minimieren, zu managen, zu überwachen und zu kontrollieren und gleichzeitig die Chancen zu maximieren.

Welches sind die wichtigsten Schritte beim Risikomanagement?

Beim Management von Projektrisiken geht es darum, sowohl erwartete als auch unvorhergesehene Änderungen, die den Projektfortschritt beeinträchtigen können, zu bewältigen. Es ist ein proaktiver und kontinuierlicher Prozess, der sicherstellen soll, dass die Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus ordnungsgemäß gemanagt werden. Ein umfassender fünfstufiger Ansatz zur Risikoüberwachung beinhaltet:

• Identifizieren und Analysieren von Risiken: Beginnen Sie mit der sorgfältigen Identifizierung potenzieller Risiken, die sich auf das Projekt auswirken könnten, und analysieren Sie anschließend deren Eintrittswahrscheinlichkeit, ihre potenziellen Auswirkungen und die allgemeine Bedeutung für den Erfolg des Projekts.
• Entwicklung von Reaktionsplänen: Erstellen Sie für jedes identifizierte Risiko maßgeschneiderte Reaktionsstrategien, die darlegen, wie das Risiko im Falle seines Eintretens gemildert, vermieden oder gemanagt werden kann, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
• Überwachung des Risikoprofils: Überwachen Sie kontinuierlich das Risikoprofil des Projekts, um zu beobachten, wie sich bestehende Risiken entwickeln, und um Veränderungen zu erkennen, die möglicherweise Anpassungen der Strategie oder in der Projektbearbeitung erfordern.
• Identifizierung neuer Risiken: Achten Sie im Projektverlauf auf neu auftretende Risiken und berücksichtigen Sie dabei sowohl interne als auch externe Faktoren, die unvorhergesehene Herausforderungen mit sich bringen könnten.
• Überprüfung der Wirksamkeit der Reaktionspläne: Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit der implementierten Risikoreaktionspläne, um sicherzustellen, dass sie die Risiken wie beabsichtigt abmildern. Passen Sie die Pläne bei Bedarf an, um die Ergebnisse zu verbessern und ihr Projekt stabil zu halten.

Wie verbessert das Risikomanagement die Projektergebnisse?

Die Risikoanalyse ist nicht nur eine Vorsichtsmaßnahme, sondern ein strategischer Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und so fundierte Entscheidungen zu treffen. Dank der proaktiven Analyse von Risiken können Unternehmen Probleme antizipieren, die Ressourcenzuweisung optimieren und die Erfolgsquote von Projekten erhöhen. Dieser Ansatz ist weitaus effektiver als reaktives Krisenmanagement.

Darüber hinaus kann eine klare und transparente Risikokommunikation zusammen mit einem proaktiven Management das Vertrauen der Beteiligten stärken und eine kontinuierliche Kommunikation gewährleisten.
Zwar ist die Risikoanalyse von entscheidender Bedeutung bei allen Arten von Projekten, besonders wichtig ist sie aber in der Produktentwicklung. Investitionen in neue Produkte und deren Markteinführung können komplex sein. Um solche Herausforderungen zu meistern und erfolgreiche Innovation zu gewährleisten, müssen Unternehmen die damit verbundenen Risiken effektiv managen.

Ressource

Was ist eine Ressource im Projektmanagement?

Im Grunde sind also sämtliche, für die effiziente Durchführung von Projektaufgaben und das Erreichen gesetzter Ziele erforderlichen Materialien, Vermögenswerte und Dienstleistungen Ressourcen.

Strategisches Projektmanagement

Was ist strategisches Projektmanagement?

Wert und Nutzen von Projekten für das Unternehmen zu maximieren. Werden Prozesse und Methoden des strategischen Projektmanagements angewandt, lassen sich damit in der Regel durch Konflikte oder Abhängigkeiten zwischen Projekten bedingte Ineffizienzen reduzieren, die Erfolgsquoten einzelner Projekte steigern, kritische Ressourcen und Budgets besser zuweisen und nutzen und Projekte enger an Unternehmensstrategien ausrichten. Strategisches Projektmanagement ist ein leistungsfähiges und wirkungsvolles Instrument zur Umsetzung langfristiger Unternehmensstrategien,

Wie beeinflusst die strategische Ausrichtung von Projekten den Projekterfolg?

Die strategische Ausrichtung gewährleistet, dass Projekte die langfristigen Ziele und Prioritäten des Unternehmens direkt unterstützen. Die Ausrichtung von Projekten an der Unternehmensstrategie ermöglicht eine effektive Zuweisung von Ressourcen und die Konzentration von Aufwänden auf Initiativen, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die gewünschten Projektergebnisse erzielt werden und es werden weniger Ressourcen verschwendet. Die Initiativen werden insgesamt erfolgreicher, weil sichergestellt ist, dass sie Unternehmen helfen, ihre Mission und Vision zu realisieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Welche Rolle spielt die Strategie im Projektportfoliomanagement?

Im Projektportfoliomanagement (PPM) steuert die Strategie die Auswahl, Priorisierung und Umsetzung von Projekten, die die langfristigen Ziele eines Unternehmens unterstützen. Sie stellt sicher, dass alle Projekte im Portfolio den maximalen Nutzen erzielen und dazu beitragen, strategische Ziele zu erreichen. Eine PPM-Strategie hilft entscheidend, die Ressourcenzuweisung zu optimieren, Risiken zu verringern und – dank der strategischen Ausrichtung – bessere Entscheidungen zu treffen. Letztendlich führt das zu einer besseren Performance insgesamt und erlaubt es dem Unternehmen, sich an veränderte Ziele oder Marktbedingungen anzupassen.

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Glossary

Definitions of Project Portfolio Management main terms

Agiles Projektmanagement

“Agile” - agiles Projektmanagement

Enterprise-Projektmanagement

Enterprise-Projektportfoliomanagement (EPPM)

Fachbegriffe im Projektmanagement

Portfoliooptimierung

PPM-Software

Projekt-Roadmap

Projektmanagement

Projektplanung

Projektportfoliomanagement

Projektportfoliomanagement

Projektsteuerung

Projektsteuerung

Ressource

Ressourcenzuweisung

Risikomanagement

Ressource

Strategisches Projektmanagement

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